Как да се подготвим за среща

Съдържание

• етапи

е уики, което означава, че много статии са написани от няколко автори. За създаването на тази статия 17 души, някои анонимни, участваха в нейното издание и подобряване във времето.

Подготовката е много важна, за да бъде една среща успешна. Срещите също са важна част от много кариери, така че не е малък бизнес!

етапи

1. Попитайте себе си дали е необходимо или не. Ако насрочите среща само за да предадете информация, не губете време на други хора. Изпратете им бележка.
2. Подгответе мнение. Той трябва да включва датата, часа, дневния ред и мястото на срещата. Разпространете това известие на участниците достатъчно време предварително.
3. Прикачете бележките от предишната среща, ако е имало такава. Това ще даде на участниците възможност да идентифицират точки, които не разбират, или такива, с които не са съгласни.
4. Поставете основните елементи на мястото си. Подредете столове и маси преди началото на срещата. Вземете хартия и химикалки за всички. Поставете графа с вода в средата на масата и чашите по протежение на масата.
5. Обявете откриването на сесията. Това означава, че лицето, което председателства събранието, иска мълчание, за да може срещата да започне. Определете тримесечните цели на екипа.Дневният ред на деня е списък с теми, които ще адресирате в предварително определено време, за да постигнете тази цел. Например: 1) Преглед на ситуацията на целите от предишното тримесечие (15 минути), 2) Таблица за обиколка за предложения за цели (20 минути), 3) Избор на 5 цели (10 минути).
6. Предайте присъствената книга. Можете също така да използвате лист хартия в началото на срещата и да накарате всички присъстващи да опишат името си и да се подпишат. Тези имена ще бъдат включени в доклада.
7. Помислете за доклада. Помолете секретаря, отговарящ за протокола, да опише основните точки на срещата и да ги въведете по-късно.
8. Попитайте в края на официалната среща, ако някой има въпроси. Това е известно като различни проблеми. Определете дата за следващата среща и официално я попълнете.

съвет

• Дневният ред очертава среща и не ни позволява да говорим твърде дълго по конкретна тема.
• Обичайно е да се създаде президент на годишното Общо събрание. Председателят води заседанието, гарантира спазването на дневния ред и само един човек говори в даден момент.
• Ако не е назначен нито един председател, попитайте дали някой друг би искал да изпълни тази роля за срещата.
• Същият принцип важи за секретаря, отговорен за доклада.
• Важно е да имате точна сметка, за да избегнете допълнителни разногласия.
• Тези инструкции се отнасят до официална среща.
• Дори в контекста на неформална среща, първо изпратете известие, в което се посочва часът и датата на срещата е добра идея. По време на работа молбата на участниците да присъстват на неформална среща може да е достатъчна.

предупреждения

• Президентът трябва да има силна личност, която да гарантира безпроблемното протичане на срещата.