Как да отговорите на имейл, който изисква потвърждение за присъствие

Съдържание

• етапи
• Част 1 Решете как и кога да отговорите
• Част 2 Подготовка на отговор
• Част 3 Управление на автоматични имейли и решаване на проблеми

С нарастващата популярност на електронната поща като алтернатива на традиционните пощенски услуги, поканите за социални събития чрез електронна поща са невероятно популярни за празнични срещи, рождени дни, сватби и други. Днес организаторите на събития са много по-доволни от имейлите, които искат потвърждение за присъствие (иначе известно като RSVP, което означава „моля отговорете“) от преди. Въпреки това, тъй като имейлите, които искат отговори, са толкова нови, много хора не знаят как да отговорят по подходящ начин. Да се ​​надяваме, че бихте могли да отговорите по-добре, ако знаете времето и как да го направите, подгответе отговора си и проверете получаването на поканата.

етапи

Част 1 Решете как и кога да отговорите

1. 
   
   

   
   Вижте дали наистина ще отидете на събитието. Първото решение или стъпка ще бъде да определите дали наистина ще отидете на събитието. Трябва да помислите за възможността да присъствате на събитието веднага щом получите поканата за имейл RSVP.
   • Имайте предвид къде ще се проведе събитието и ако трябва да пътувате. Ако например някой ви покани на сватба извън града, може да се наложи да купите самолетен билет, за да стигнете дотам, което може да струва скъпо.
   • Направете вашата програма, за да сте сигурни, че нямате други събития в същия ден и по едно и също време.
   • Говорете с вашия съпруг / съпруга и други членове на семейството, за да сте сигурни, че ще бъдат на разположение. Някои могат да откажат, а други да приемат.

2. 
   
   

   
   Определете вида на поканата. Различните обстоятелства изискват различни нюанси и нива на формалност. Ето защо трябва да помислите за вида на събитието, преди да отговорите на поканата. Това ще ви позволи да сте сигурни, че не правите социална грешка.
   • Вижте дали това е неформално социално събитие като покана за барбекю, което съседът прави без причина и ви изпраща неформална покана по имейл. Имате възможност да отговорите неофициално на тези видове покани и може да имате по-малко време за изпращане на отговора.
   • Ако това е официално социално събитие, като покани за сватби, рождени дни, причастия или потвърждения, те изискват отговор във формален тон, точно както е получена поканата.

3. 
   
   

   
   
   
   Отговорете в точния момент. След като вземете решение и помислите за поканата, трябва да отговорите своевременно. И накрая, това е един от най-важните аспекти при отговор на имейл на RSVP, защото трябва да дадете на лицето необходимото потвърждение за вашето участие или не в събитието.
   • Прочетете поканата, за да видите дали дата е необходима за отговор на имейл RSVP, Тази дата не е предложение. Уверете се, че отговаряте в посочения срок.
   • Отговорете възможно най-скоро. Въпреки че човекът, който те покани, може да даде един или два месеца за отговор, това не означава, че трябва да вземете целия този период. Напротив, трябва да отговорите веднага след като вземете конкретно решение дали отивате там или не.

Част 2 Подготовка на отговор

1. 
   
   

   
   Попълнете темата. След като решите кога и как ще отговорите, трябва да подготвите груб проект на отговора, който ще дадете. За целта започнете да пишете в полето на обекта. Това трябва да включва приемане или отхвърляне на поканата и да отразява тона на събитието.
   • За официални събития трябва да използвате официален тон. Например, пишете Ан и Роджър няма да могат да присъстват на банкета на 11 май.
   • За неофициални обстоятелства като барбекю при съсед можете да пишете Не може да присъства на барбекюто на 11-ти.

2. 
   
   

   
   
   
   Напишете писмото. Важно е да реагирате по подходящ начин, тъй като отразява тона на вашия отговор. Освен това, ако използвате подходящ поздрав, ще дадете на човека, който ви е поканил, идея как го виждате.
   • Изберете поздрав, който може да включва Моят добър приятел, À или скъп.
   • Неформалното събитие изисква прост отговор на лицето, което ви е изпратило имейла. Например, можете да пишете Скъпи Мартин и Жан.

3. 
   
   

   
   Напишете съдържанието на. Тялото на вашия e е може би най-важната част от RSVP имейла. Това отразява тона на поканата и отговаря директно на нея. Някои примери за приемане или отхвърляне на покана включват тези.
   • Неформалното събитие гарантира неформален отговор от този вид Тома, ние много ценим поканата за барбекю, но този ден ще бъдем извън града.
   • Официално събитие заслужава подобен тон. Например, можете да пишете Семейство Дюпон приема вашата покана за сватбата на Хосе и Белинда на 5 ноември 2019 г., Друг пример е следният Джийн и Сара Епълби с удоволствие приемат вашата покана за 15-ти рожден ден на Марта Родригес.
   • Официалният отказ на покана може да бъде както следва Семейство Паркър няма да може да присъства на сватбата на Хосе и Белинда на 5 ноември 2019 г..

4. 
   
   

   
   Подпишете се и напишете името си. След като напишете, трябва да подпишете имейл на RSVP. Това е повече от формалност, защото подписът показва вида на връзката, която имате с човека, който ви е поканил. Това също е знак за това как се чувствате към този човек.
   • Изберете за официален поздрав. Например, можете да пишете сърдечно, Най-добрите ми пожелания, Моля приемете, господине или госпожо, най-добри пожеланияили Моля, приемете, господине или госпожо, израза на моите изявени чувства.
   • Изберете неформална формула като Много искрено, Моите поздрави, Носете добре или искрено.
   • Изберете подходящ край, ако приемете или отхвърлите поканата. Например, пишете С много съжаление или благодаря.
   • Подпишете се с името си след окончателната формула. За повече неформални събития, не се колебайте да се подпишете с вашето име и името на други хора, които също са поканени. За по-официални поводи подпишете с името на всички гости и фамилията след последния човек. В някои случаи, като например тези, в които имате близки познанствени отношения с човека, който ви е поканил, имате възможност да пишете Семейство Санчес.

Част 3 Управление на автоматични имейли и решаване на проблеми

1. 
   
   

   
   Кликнете върху отхвърляне или приемам. Направете това, ако имейлът има автоматичен бутон. Повечето организатори на официални събития разчитат все повече на автоматичните RSVP услуги за изпращане на имейли. Ако някой използва подобна услуга, за да ви изпрати RSVP имейли, вероятно е генериран от трета страна. В допълнение, имейлът вероятно ще включва опции с бутони, които ви позволяват да кликнете приемам или отпадъци поканата.
   • Не е необходимо да отговаряте на лицето по имейл, ако получите едно от тях.
   • След като приемете или отхвърлите поканата, отговорът ще бъде изпратен на третата страна, която управлява пощата и ще я препрати на лицето, което организира събитието.
   • Автоматизираните услуги за електронна поща RSVP често се използват при полуформални обстоятелства като рождени дни, национални срещи и други подобни събития.

2. 
   
   

   
   Щракнете върху опцията за потвърждение. Ако се притеснявате от получаването на отговора си, може да помислите за натискане на бутона Потвърждение за получаване на електронната страница. Щраквайки върху него, вашата електронна поща ще генерира потвърждение за изпращане, когато човекът, на когото отговорите, ще получи или отвори вашата електронна поща. По този начин ще знаете, че тя е получила вашата.
   • Потвърждението на пратката може да бъде намерено на различни места в зависимост от услугата, която използвате.
   • Тази опция може да не е налична за някои услуги.

3. 
   
   

   
   Изпратете последващ имейл, ако смените програмите. В редки случаи може да се наложи да промените отговора си. Ако сте приели поканата и сте разбрали, че няма да можете да присъствате или ако сте отказали и изведнъж имате възможност да отидете, трябва да се свържете с човека, който ви покани за информирайте за това.
   • Ако по невнимание сте кликнали на бутона Auto Accept в имейл на RSVP, трябва да го изпратите директно на лицето, за да коригирате грешката си.
   • Ако трябва да откажете покана, която сте приели първоначално, уведомете получателя. Можете например да му изпратите имейл, като поставите като обект Промяна на отговора и като напишеш нещо подобно Поради непредвидени събития, Сара и аз вече няма да можем да присъстваме на вашето празнуване на 20-та годишнина на 14. Извиняваме се за промяната и се радваме да се видим скоро.
   • Ако трябва да приемете покана, която вече сте отхвърлили, кажете на лицето. Например, изпратете имейл и поставете като обект Промяна на моя отговор и пиши Бих искал да присъствам на събитието, ако все още имате възможност да приемате повече гости.
   • Промените в RSVP поканите трябва да бъдат направени възможно най-скоро. Поканите за неформални събития могат да бъдат променени след няколко дни. Независимо от това, за официални събития (като сватби) те трябва да бъдат направени поне един месец предварително.