Как да отговоря на телефонното обаждане на шефа ми

Съдържание

• етапи
• Част 1 Практикуване на професионалния етикет по телефона
• Част 2 Обсъждане с вашия ръководител
• Част 3 Отговаряне на телефонно обаждане извън работно време

Получаването на телефонно обаждане от шефа ви понякога е източник на безпокойство, особено ако често ви изнервя и ви кара да загубите доверието си. Най-добрият начин да отговаряте на телефонни обаждания от вашия работодател е да практикувате професионален етикет по телефона по всяко време и винаги да сте готови да приемате задачи и да отговаряте на въпроси, свързани с тяхната работа.

етапи

Част 1 Практикуване на професионалния етикет по телефона

1. 
   

   
   Вземете обаждането. Оставете телефона да звъни два до три пъти, преди да вземете. Това ще му създаде впечатлението, че сте заети и се представяте добре. Вземете разговора твърде рано, създайте впечатление, че не сте много заети или изобщо не правите нищо, чакате твърде дълго, преди да го направите, предполага, че обаждащият се не е приоритет за вас.
   • Не забравяйте да прилагате това правило всеки път, когато сте в професионална обстановка, който и да ви се обади. Не го правете или не прилагайте правилата му за удобство само когато шефът ви се опитва да се свърже с вас по телефона, но с всички, включително с вашите колеги, клиенти и доставчици, които ще бъдат по-възприемчиви, ако се държите по подходящ начин. Освен това никога не можете да знаете със сигурност кога работодателят ви ще ви се обади от друга линия.

2. 
   

   
   
   
   Поздравете го професионално. Когато отговаряте на телефона, полагайте усилия да бъдете максимално професионални и приятни. Например, ако вашите колеги или работодателят ви се обадят, кажете: „Тук Жан Поасон. Как мога да ви помогна? "
   • Ако работите в голяма организация с множество отдели, посочете името на вашия отдел или отдел в своя поздрав. Кажете: „Тук Жан Поасън от търговския отдел. Какво мога да направя за вас? "
   • Когато отговаряте на телефонно обаждане от външна линия, въведете името на вашия бизнес, дори ако смятате, че шефът ви може да ви се обажда. Например, кажете: „здравей! Тук ABC Service, Jean Poisson към устройството. Как мога да ви помогна? "

3. 
   

   
   Погълнете храна или плюйте дъвката си. Направете го най-добре преди да вземете телефона, но ако не можете да го направите навреме, завършете действието по възможно най-дискретен и тих начин. Говоренето с дъвка или храна в устата е неподходящо и дава лошо представа за себе си. По-добре събеседникът ще го осъзнае.

4. 
   

   
   
   
   Говорете ясно и директно в микрофона. Това ще ви помогне да избегнете проблеми с комуникацията между вас и вашия ръководител, които могат да причинят проблеми по-късно. Освен това шефът ви ще бъде разочарован, ако има проблеми с комуникацията с вас поради проблем със звука или лошо качество на звука.
   • Също така не забравяйте да се усмихвате, когато отговаряте и говорите по телефона. По-голямата част от обаждащите се, включително шефът ви, ще знаят, че се усмихвате с гласа и тона си. Това ще има положителен ефект върху шефа ви, особено ако работите в индустрия, свързана с продажби и обслужване на клиенти.

5. 
   

   
   Отделете цялото си внимание. Бъдете много внимателни, когато разговаряте по телефона с шефа си. Спрете всичко, което правите, дори ако това е задача, която той ви е дал по-рано. Бъдете готови да изслушате какво има да ви каже.
   • Като цяло избягвайте да се разсейвате от външни фактори, когато общувате с шефа си. Например, ако някой от колегите ви влезе в офиса ви, докато сте по телефона, кажете му с любезен жест, че не можете да говорите с него в момента.

Част 2 Обсъждане с вашия ръководител

1. 
   

   
   Водете си бележки. Вземете бележника си и бъдете готови да си правите бележки, когато разговаряте с него. Това ще ви позволи да сте готови по всяко време да отбележите всяка важна информация, която би искал да ви съобщи по време на разговора, като например: времена, дати, адреси или инструкции за конкретна задача. Това също ще ви позволи да запишете всички важни въпроси, които бихте искали да му зададете в замяна.
   • Винаги не забравяйте да имате на бюрото си, в горно чекмедже или на лесно достъпно място, тефтер и химикалка. Наличието на тефтер наблизо ще ви позволи да записвате важна информация всеки път, когато предприемате редовно или непланирано телефонно обаждане.
   • Ако нямате тефтер под ръка, но седнете пред компютъра си, отворете празна страница или Word документ и си правите бележки, сякаш използвате бележник. Имайте предвид обаче, че той ще може да ви чува как пишете, така че бъдете много внимателни и слушайте внимателно, така че да е по-малко склонен да се чуди дали звуците на вашата клавиатура наистина са свързани с вашия разговор.

2. 
   

   
   Останете спокойни. Дишайте дълбоко и спокойно за няколко мига и пийте малко вода, колкото е необходимо, за да ви успокои. Лесно е да разпознаем тревожен човек по телефона, особено ако диша трудно или има треперещ, колеблив глас. Запазването на спокойствие също ще ви помогне да се почувствате по-уверени и да контролирате ситуацията.
   • Ако знаете, че вашият работодател скоро ще ви се обади, освободете се от безпокойство, като ходите малко преди да получите вашето обаждане. Станете и се разходете малко в офиса или услугата, това ще ви помогне. Просто не забравяйте да се върнете навреме за обаждането.
   • Ако почувствате нужда да се успокоите бързо преди или по време на разговора, направете няколко дълбоки вдишвания. Вдишвайте възможно най-бавно през носа за четири до пет секунди. Задръжте дъха си за още три секунди, след което издишайте леко за още четири до пет секунди. Вдишването на кислород ще ви помогне да освободите напрежението и ще ви позволи да изчистите главата си.

3. 
   

   
   Практикувайте активно слушане през цялото време. Тъй като той не ви говори в лицето, важно е да разберете ясно по телефона всичко, което ви казва. Не се колебайте да го помолите да повтори и обясни неща, които не сте чували или разбирали.
   • Всъщност, поискайте разяснения или потвърдете от време на време някои подробности, дори ако разбирате инструкциите му. Просто се опитайте да обобщите инструкциите си със собствените си думи, преди да затворите. Практикувайки активно слушане, ще му покажете, че го слушате усърдно и сте професионални.

4. 
   

   
   Отговорете му накратко. Не обикаляйте храста, стигнете направо до въпроса и му отговорете директно. Това създава впечатление, че сте добре подготвени и ще позволи на шефа си да се съсредоточи върху целта на неговото обаждане, без да се разсейва твърде много. В повечето случаи вашият работодател е много зает и ви се обажда само, защото иска някаква конкретна информация от вас. Освен ако той конкретно не ви помоли да му дадете всички подробности, дайте му точно това, което иска.
   • За пореден път това не означава, че не трябва да искате разяснения, ако е необходимо. Вашият работодател със сигурност е много зает, но е по-добре да отделите 60 секунди повече, за да зададете въпроса си, отколкото да се налага да прекарвате часове, коригирайки грешките си с шефа си. Ако имате много въпроси за задаване, но нямате достатъчно време за задаване, попитайте лидера си дали можете да се доближите до конкретен колега или да се консултирате с писмен документ, за да бъдете по-информирани.

5. 
   

   
   Правете словесни кимвания. Правете това през целия разговор. Вербалните кимане са твърдения като „да“, „съгласен“, „разбирам“ и „виждам“. Всички те показват, че активно го слушате.
   • Разбира се, тези словесни кимвания трябва да се правят в подходящи моменти по време на разговора. Изчакайте почивка след инструкция или обяснение, преди да го направите.

6. 
   

   
   Положително отношение към цялото обаждане. Положителното и динамично отношение показва на шефа ви, че сте уверени, компетентни и не се страхувате да се изправите пред предизвикателствата на работата. Например, ако той ви се обади за обсъждане на проблем, говорете с него за възможни решения, които можете да приложите.
   • Бъдете възможно най-възприемчиви, дори ако той критикува работата или отношението ви. Приемете критиката, обобщавайки я със собствените си думи, след което обсъдете как да я поправите. Можете честно да изразите притесненията си за напред в бъдеще, но избягвайте извинения за минали грешки или проблеми.
   • Формулирайте изречението си, използвайки местоимението „аз“ вместо „ти“, когато искате да изразите своите притеснения или да обясните минали проблеми. Това ще позволи на вашия лидер да не се поставя в защита, да ви отговори отрицателно или на удара на гнева. Например, ако той ви се обади да обсъди с вас въпрос за задача, която не сте успели да приключите навреме, кажете: „Имах проблеми със събирането на необходимата информация“, вместо да кажете „вие не ми даде нужната информация навреме “.

7. 
   

   
   Благодарение на него. Не забравяйте да благодарите на вашия готвач, че отдели време да ви се обади. Въпреки че той е този, който ви се обади, а не обратното, да му благодарите, че ви се обади, е чудесен начин да му покажете своята признателност за времето, което ви е дал. Например, кажете: „Знам, че имате натоварен ден, благодаря, че отделихте време да ми се обадите. "
   • Правете това всеки път, когато вашият ръководител ви се обади и особено когато той го прави, за да изрази загриженост, критикува работата ви или обяснява проект. Целта е да ви покажем колко нетърпеливи сте да изпълнявате задачите, които са ви били дадени, и да му благодарите за времето, което ви е дал, е начин да разпознаете, че неговият призив ще ви помогне да свършите добре работата.

Част 3 Отговаряне на телефонно обаждане извън работно време

1. 
   

   
   Отговорете на повикването, ако е възможно. Ако шефът ви се обади след работно време, вземете и обсъдете с него, ако това не пречи на другите ви приоритети. Правенето на това е още по-важно, ако сте били на това положение по-малко от шест месеца.
   • Желанието ви да общувате с шефа си след редовното работно време ще покаже колко сте посветени на бизнеса и работата си.
   • Ако не можете да му отговорите, когато ви се обади, подпишете го възможно най-скоро. В идеалния случай бихте послушали гласа, който сте оставили, и да се обадите обратно възможно най-скоро. В зависимост от културата на компанията и естеството на обаждането, би трябвало да можете да получите, като изпратите имейл или имейл, за да обясните защо не можете да приемете неговото обаждане, ако не можете да му се обадите обратно.

2. 
   

   
   Прегледайте корпоративната си култура. В някои компании работодателят изисква служителят да поддържа връзка по телефона и имейла, независимо от часа или деня. Въпреки че това може да изглежда несправедливо, все пак ще трябва да го приемете като част от фирмената си култура, ако искате да продължите да работите върху него.
   • Ако не знаете какви правила да спазвате, се доближете до колегите си. Може да научите, че можете да изчакате няколко часа, преди да отговорите, или че всички реагират незабавно. Намерете правилната информация и я приложите.

3. 
   

   
   Останете позитивни и действайте според ситуацията. Винаги бъдете учтиви и позитивни, когато слушате своя работодател, дори извън работното време. Това каза, че трябва да разгледате всяка ситуация поотделно, преди да решите как да реагирате на нея.
   • Например, ако вашият работодател ви критикува или ви дава инструкции за работа, си правите бележки по време на разговора, но не се колебайте да продължите извънпрофесионалните си дейности, след като разговорът приключи. Ако задачата, която ви е дал, не е спешна, можете да я оставите настрана и да я извършите през нормалното работно време.
   • От друга страна, ако е спешно, трябва да се поставите едновременно и да разрешите проблема, без да губите нито секунда, според желанията на шефа си.

4. 
   

   
   Оценете удовлетвореността от работата си. Вашият шеф не може разумно да очаква, че ще бъдете на разположение 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата, но няма гаранция, че очакванията му ще бъдат разумни. Ако шефът ви се обажда редовно след часове и това ви кара да се чувствате неприятно или тревожно, помислете за търсене на друга работа.
   • Изключете мобилния си телефон, ако знаете, че работодателят ви ще се обажда след часове, но освен ако не сте обединени, вероятно може да бъдете уволнен по всяко време. Шефът ви може да се оттегли, ако забележи, че не отговаряте на обажданията му след работно време или ви изпраща обратно за това.