Как да си направим график

Съдържание

• етапи
• Част 1 Напишете най-важните си ежедневни задачи
• Част 2 Изграждане на график
• Част 3 Оптимизиране на вашия график

Днес повечето хора водят забързан начин на живот. Ето защо е важно да знаете как да организирате добре времето си. Времето е единственият ресурс, който не можем да купим с пари. И все пак, в един или друг момент, много от нас не го оптимизират или не го губят излишно. Графикът ще ви позволи да поемете контрола над деня си от един час до следващия. Плюс това една добра програма ще ви помогне много в постигането на големите и малките цели, които сте си поставили за себе си.

етапи

Част 1 Напишете най-важните си ежедневни задачи

1. 
   

   
   Избройте всички свои ежедневни дейности. Няма значение дали вашият списък е в хронологичен ред или не. Този първи проект е просто мозъчна атака, а не списък на нещата, които трябва да направите по ред. Отделете около 1 час, за да запишете всички задачи, които трябва да вършите всеки ден (и всички неща, които трябва да правите, но не ги правите).
   • Ако имате проблеми със запомнянето на всичко, което правите всеки ден, дръжте малко тефтерче със себе си и запишете всички свои ежедневни дейности, докато ги правите.

2. 
   

   
   Напишете важните задачи и тези, които са по-малко важни. Когато започнете мозъчната си атака, не считайте никоя дейност за твърде незначителна. Независимо дали задачата е важна или не, трябва да я направите. В ранен график е по-добре да включите всичките си дейности и да направите някои промени по-късно, ако е необходимо.
   • Ако трябва да извеждате кучето си сутрин и вечер, запишете го.

3. 
   

   
   
   
   Задайте си въпроси относно вашите дейности. Какви задачи трябва да направите, за да сте сигурни, че можете да се храните? Какви задачи трябва да направите, за да работите всеки ден? Как се организирате някой да вземе дъщеря ви в училище?
   • Със сигурност ще се изненадате, когато откриете всички малки задачи, които трябва да изпълнявате, за да можете да поемете най-големите си отговорности. Въпреки това, не се обезкуражавайте: светлината е в края на тунела. Графикът ще ви позволи да идентифицирате задачи и ниши, които не са или не са много продуктивни. След това можете да работите за отстраняването им както и кога.

4. 
   

   
   Анализирайте списъка си. Ако осъзнаете, че имате малко или никакво свободно време, прегледайте списъка си със задачи, за да видите дали всички наистина са необходими. Може да откриете, че бихте могли да поемете по-ефективно някои от своите отговорности или да ги делегирате на други хора.
   • Ако установите, че готвите прекалено много, бихте ли могли да попитате своя съсед (или съсед) дали той би бил готов да сподели приготвянето на някои ястия? Бихте могли да се съгласите на ястия, които и двамата харесвате и да готвите всеки завой веднъж или два пъти седмично.

Част 2 Изграждане на график

1. 
   

   
   
   
   Отворете нов работен лист в Microsoft Excel или подобен софтуер. Запазете първата лява колона по време и горния ред в дните от седмицата.

2. 
   

   
   Свържете задачите със съответните графици. Започнете с дейностите, които трябва да извършвате всеки ден по едно и също време. Използвайте анализа, който вече сте направили, за да поставите тези задачи в възможно най-добрата ниша. Не забравяйте да резервирате една или повече почивки през деня.

3. 
   

   
   Дайте си повече време за извършване на вашите дейности. По правило слотовете от един час са достатъчни. Въпреки това може да са ви необходими 90 минути или дори два часа, за да изпълните определени задачи, тъй като може да ви отнеме време да се съсредоточите върху това, което трябва да направите. Не забравяйте да резервирате слотове от 30 минути. Не попадайте в същия капан като много други хора: не разполагайте с твърде стегнат график.
   • Ако искате да създадете по-дълги слотове, можете да обедините няколко клетки.

4. 
   

   
   Бъдете гъвкави. Понякога е трудно да се знае времето, необходимо за изпълнение на всяка задача. Гъвкавият график ще ви позволи да удължите или съкратите продължителността на дейностите си, ако е необходимо. Вземете под внимание неуспехите, като добавите няколко допълнителни минути, за да завършите задачите си.
   • Внимавайте: не използвайте моментите си на релакс като нишови „буфери“, тоест слотове, които също можете да използвате, за да завършите задача, която не е приключила в очакваното време. Моментите на релакс не са лукс.Придайте им същото значение като всяка друга дейност.

5. 
   

   
   Отпечатайте електронната си таблица. Вероятно ще ви е полезно да отпечатате няколко копия. Поставете един в хладилника, един в стаята си и един в банята. Маркирайте или подчертайте важни дейности.

6. 
   

   
   Използвайте цветен код. Използвайте маркери с различни цветове, за да идентифицирате всяка област от живота си. Например, можете да използвате жълто за работа, червено за физически упражнения, синьо за училище и т.н. Бърз поглед ще ви позволи да имате добра представа за програмата на деня. Например, ако видите много синьо, веднага ще разберете, че сте претоварени с училищни занимания в наши дни.

Част 3 Оптимизиране на вашия график

1. 
   

   
   Анализирайте енергията, която имате сутрин. По-голямата част от хората анализират нещата по-добре и имат по-добра креативност сутрин. Възможностите им обаче намаляват с напредването на деня. Ако това е вашият случай, насрочете дейностите, които изискват вашата концентрация и вашето мислене сутрин. Например, може да решите да опишете сутринта.
   • Възможно е обаче също така да правите по-голямата част от творческата си работа вечер. Няма лошо време през деня да правим нещата. Вашата цел е да създадете ефективен график, който да отговаря на вашите нужди и личност.

2. 
   

   
   Анализирайте енергията, която имате следобед. Ако сте като повечето хора, със сигурност нямате толкова енергия следобед. В този случай се възползвайте от него, за да изпълнявате по-повтарящи се и по-скучни задачи. Тук говорим за дейности, които не изискват дълбока размисъл или интензивна концентрация. Например, използвайте този период от време, за да си уговорите срещи, да излезете за няколко поръчки или да отговорите на кратки имейли и т.н.

3. 
   

   
   Анализирайте енергията, която имате вечер. Много хора се наслаждават на вечерта си, за да подготвят и организират дейностите на следващия ден. Бихте могли да приготвите кошницата си за обяд на следващия ден, да изберете и извадите дрехите, които носите, да прекарате време, обреждайки къщата си или да се отървете от предмети, които вече не се нуждаете.

4. 
   

   
   Формирайте добри навици, за да постигнете целите си. Например, решете да отделяте 30 минути на ден, като работите върху романа си, съхранявайки гаража си или учейки градинарство. Това ще ви позволи да работите по малко всеки ден, за да постигнете целите си и да развиете добри навици за постигането им. По някакъв начин ще бъдете в „автопилот“. По дефиниция всички неща, които правите редовно, независимо дали са добри или лоши, в крайна сметка се превръщат в навик.

5. 
   

   
   Тествайте графика си. Подхожда ли ви? Програмирали ли сте логично дейностите си? Необходимо ли е да се направят някои промени? Променете какво не е наред, като преглеждате нещата едно по едно. За това не чакайте уикенда или края на месеца. Постепенно, на всеки два или три дни, помислете как да направите необходимите корекции, докато почувствате, че графикът ви е подходящ за вас. Всеки месец може да се наложи да го видите отново и да направите малки или големи промени. Всъщност единственото, в което можем да бъдем абсолютно сигурни в живота е, че нещата се променят.