Как да проследявате разходите с Microsoft Excel

Съдържание

• етапи
• Метод 1 Работете с шаблон за Excel
• Метод 2 Създайте своя собствена електронна таблица

Много компании използват Microsoft Excel за проследяване на разходите на някои отдели или общество като цяло. Тъй като Excel често се доставя с персонални компютри, оборудвани с Windows, ако имате Excel у дома, можете да го използвате и за проследяване на вашите сметки. Налични са много шаблони за проследяване на разходите му на сайта на Microsoft, но също така и на други сайтове, а последните версии на Excel също включват шаблон за проследяване на разходите му с предварително инсталирани шаблони. Можете също да създадете свой собствен шаблон в Excel, за да постигнете същия резултат.

етапи

Метод 1 Работете с шаблон за Excel

1. 
   

   
   Изберете предварително инсталиран шаблон. Последните версии на Excel включват шаблон, който проследява разходите с други модели, използвани в други ситуации. Можете да получите достъп до тях и да ги използвате, за да проследявате вашите фактури с Excel.
   • В Excel 2003 изберете нов → досие, Изберете На компютъра в панела със задачи Нова тетрадка да изведете диалоговия прозорец с моделите.
   • В Excel 2007 изберете нов → досие, Това ще доведе до прозореца Нова тетрадка, Изберете Инсталирани шаблони в менюто с шаблони в левия прозорец. избирам Личен месечен бюджет в рубриката Инсталирани шаблони от централния панел и кликнете върху създавам.
   • В Excel 2010 щракнете досие → нов, избирам Примерни модели в горната секция на наличния панел за шаблони и изберете Личен месечен бюджет в прозореца, който се появява преди потвърждаването чрез натискане създавам.

2. 
   

   
   
   
   Изберете онлайн шаблон. Ако шаблонът за личен бюджет по подразбиране, предоставен от Microsoft, не ви интересува, можете също да намерите онлайн. Можете да изтеглите такъв от сайт на трета страна или да преминете през Excel, за да отидете на сайта на Microsoft.
   • За Excel 2003 можете да изберете шаблон, който е най-подходящ от библиотеката на Microsoft Office на адрес https://templates.office.com. След това изберете longlet Excel за да намерите модел, който ви интересува.
   • В Excel 2007 изберете бюджети в секцията Microsoft Office в диалоговия прозорец "Нова тетрадка". Трябва да имате работеща интернет връзка, за да се свържете с библиотеката с модели.
   • В Excel 2010 изберете бюджети в секцията „Office.com“ на панела за достъпни шаблони. Трябва да имате и работеща интернет връзка, за да се свържете с нея.

3. 
   

   
   
   
   Въведете информацията в съответните клетки. Точната информация зависи от модела, който използвате.

4. 
   

   
   Запазете електронната таблица. Можете или да използвате името, което шаблонът е избрал за електронната таблица, или можете да го промените, за да намерите нещо, което ще запомните по-лесно. Може да е достатъчно да добавите вашето име и текущата година към файла.

Метод 2 Създайте своя собствена електронна таблица

1. 
   

   
   Отворете Excel.

2. 
   

   
   Въведете името на листа в клетка A1. Използвайте име, което за вас означава нещо, като „личен бюджет“, „проследяване на разходите“ или нещо подобно. Не поставяйте кавичките, когато пишете името, те са само там, за да посочите, че са примери.

3. 
   

   
   Въведете заглавието на колоните във втория ред. Ето някои предложения за заглавие (по ред): дата, бенефициент, бележка, разход, доход и баланс, Въведете тези заглавия в клетките от A2 до G2. Може да се наложи да коригирате ширината, за да побирате по-дълги заглавия.
   • След като внедрите заглавието на електронната таблица и заглавките, използвайте функцията Замразяване на реда така че редът със заглавията на колоните върви нагоре и надолу, когато превъртате екрана. Тази опция е в менюто изглед в Excel 2003 и по-рано и във опцията прозорец от менюто изглед в Excel 2007 и 2010.

4. 
   

   
   Въведете първите разходи в третия ред.

5. 
   

   
   Въведете формулата за баланса в G3. Тъй като това е първото вписване за баланса, то ще бъде резултат от разликата между разходи и приходи. Начинът да го настроите ще зависи от това, което искате да получите: разходите или парите, които са ви останали.
   • Ако зададете електронната таблица да намира главно разходите си, формулата за баланса ще бъде "= E3-F3", където E3 е клетката, която съдържа разходите, а F3 тази, която съдържа дохода. Ако използвате този тип формула, общите разходи ще станат положително число и ще бъде по-лесно да се разбере.
   • Ако зададете електронната таблица, за да разберете колко пари са ви останали, формулата за баланс ще бъде "= F3-E3". Ако следвате това решение, листът ще ви покаже положително число, когато имате повече пари от пари в брой, но отрицателно, когато имате повече изходи, отколкото пари в брой.

6. 
   

   
   Въведете втория си разход в четвъртия ред.

7. 
   

   
   Въведете формулата за баланс в G4. Тъй като искате този нов разход да вземе предвид предишния, трябва да добавите резултата от разликата между разходите и доходите, получени в горния ред.
   • Ако сте задали електронната таблица, за да разберете колко харчите, формулата на баланса ще бъде "= G3 + (E4-F4)", където G3 е клетката, която съдържа предишния баланс, E4 - тази, която съдържа разходите, и F4 - тази, която съдържа която съдържа дохода.
   • Ако сте задали електронната таблица, за да разберете колко пари са ви останали, формулата за баланса трябва да бъде "= G3 + (F4-E4)".
   • Скобите около клетките, които представляват разликата между разходите и доходите, не са задължителни, те са само там, за да направи формулата малко по-лесна за разбиране.
   • Ако искате клетката с баланса да остане празна, докато не бъде въведен пълен запис, можете да използвате „IF“ във формулата, за да предотвратите показването на стойност, ако няма данни в клетката с дата. Ето формулата, която да използвате в този случай = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)), ако искате лист да проследява разходите си или = IF (A4 = "", "", G3 + (F4-E4)), ако искате да знаете колко пари са ви останали. Можете да пропуснете скобите около клетки, които представляват разходи и приходи, но не и скоби след "IF".

8. 
   

   
   Копирайте формулата за баланс в колона G. Щракнете с десния бутон върху клетката G3 и изберете копие в менюто, което се показва, и плъзнете плъзгача, за да изберете клетките по-долу. Щракнете с десния бутон върху селекцията и изберете поставете в менюто, което се показва, за да поставите формулата в избраните от вас клетки. В Excel 2010 можете да избирате между поставете или Поставете формулата в менюто. Формулата автоматично ще се адаптира към референциите на новите клетки, за да посочи разходите, приходите и датата (ако измиете посочените) на текущия ред и баланса, като се вземе предвид този на реда отгоре.

9. 
   

   
   Запазете електронната таблица. Дайте му име, което лесно ще запомните, например Проследяване на разходите.xls или Личен бюджет.xls, Както и при лист, базиран на модел, можете да включите вашето име и текущата година. Не пишете разширението на файла, Excel ще се зареди за вас.
   • Excel 2003 и по-нови версии ще запишат файла в стария формат „.xls“, докато Excel 2007 и 2010 ще го запишат в новия „.xslx“ XML базиран формат, но все пак можете да използвате формат „.xls“, ако желаете. Ако имате няколко компютъра и искате да запазите тази електронна таблица и на двата, използвайте един и същ формат, ако някой от тях има Excel 2003 или по-ранен, или новия формат, ако всички имат Excel 2007 или по-нова версия.