Как да отговарям на телефона, докато сте на работа

Съдържание

• етапи
• Част 1 Вземете телефона
• Част 2 Говорете по телефона

Проектирането на професионален имидж в работата е важно за всеки професионален успех. Независимо от позицията им в компанията, отговарянето на телефона е задача за почти всички служители. Добрият отговор ще ви позволи да поставите положителен тон на телефонното обаждане, ще помогнете на кореспондента да се чувства комфортно и ще ви позволи да отговорите с лекота на различните му въпроси.

етапи

Част 1 Вземете телефона

1. 
   

   
   Отговорете бързо. Не е учтиво да държите хората заети, когато сте в бизнес или в професионална обстановка. Вземете слушалката и отговорете на повикването преди третия позвъняване.

2. 
   

   
   Поставете слушалката на ухото си. Важно е да отговаряте бързо на телефона, но все пак трябва да сте достатъчно търпеливи, за да поставите микрофона в близост до устата си. Не започвайте да говорите, докато не сте абсолютно сигурни, че телефонът на телефона е залепен за вас и ухото ви, така че другата страна да не загуби информация.

3. 
   

   
   Дишайте дълбоко, преди да отговорите. Започнете, като дишате дълбоко, преди да се представите, след като телефонът е близо до вашата уста. Това ще ви позволи да запазите спокойствие и да се овладеете, което ще ви позволи да съберете умовете си и да говорите спокойно.

4. 
   

   
   
   
   Представете себе си и вашия бизнес. Ще трябва да се уверите, че вашият кореспондент се е обадил на точното място и правилния човек, така че е важно да им кажете кой сте и какъв е вашият бизнес. Не забравяйте първо да посочите името на компанията. Може да помислите за създаването на свой собствен дом, така че не е нужно да мислите какво да кажете, когато телефонът звъни и леко да го промените в зависимост от обстоятелствата.
   • Ако работите като рецепционист или оператор на разпределителни табла, важно е да овладеете работата на бизнеса много добре, защото вие сте този, който ще трябва да помогне на обаждащия се да получи цялата необходима информация. Можете просто да кажете: „здравей, ето това Фирми на , Йосиф към устройството. Как мога да ви помогна? Така кореспондентът ще знае с кого говори и каква е идентичността на вашата компания, което ще му даде възможност да продължи разговора. Ако работите като частен секретар, посочете човека, за когото работите (например „Кабинетът на господин Смит, Джоузеф на устройството“), защото е възможно точно този, който кореспондентът ви наистина търси. присъединят.
   • Ако сте част от услуга, кажете на човека какво правите, така че той да знае какви въпроси да задава. Определете себе си, като кажете „здравей, това е счетоводството на Джесика“. Позволете на жалбоподателя да знае дали се е свързал с офиса или с лицето, което иска, и дали трябва да разговаря с някой друг.

5. 
   

   
   
   
   Дръжте тефтер и химикалка близо до телефона. Това ще ви позволи да си правите бележки бързо, в случай че човекът иска да ви напусне или да ви предостави друга информация. Избягвайте кореспондента да чака време, за да потърси нещо, което да напише.

Част 2 Говорете по телефона

1. 
   

   
   Усмихвайте се, докато говорите. Дори и да не сте в добро настроение, просто да се усмихвате и да се преструвате на такъв, може да накарате кореспондента ви да мисли, че сте хубави. Това също може да ви помогне да подобрите настроението си.

2. 
   

   
   Говорете ясно и професионално. Тъй като сте в професионална обстановка, важно е вие ​​и вашият кореспондент да се разбирате ясно и точно. Говорете спокойно и произнасяйте думите си, така че да сте сигурни, че е минало добре и сте го разбрали.
   • Избягвайте използването на познати жаргонни изрази като „да“, „сигурно“ или „не“. Говорете вместо него, като използвате ясни думи и изрази като „да“ и „не“. Каквато и информация да обменяте с кореспондента си по време на диалога, избягвайте всякакво объркване между вас. Не забравяйте да кажете обичайните учтиви фрази като „благодаря“ и „нищо“, ако има такива.
   • Ако искате да съобщите на лицето специфична информация като писма или телефонни номера (като име или телефонен номер), може да е полезно да владеете добре фонетичната азбука. По този начин бихте могли да избегнете объркване на буквите, които се произнасят почти по същия начин като "M" и "N", като приложите полезни съвети като "M like eating".

3. 
   

   
   Говорете професионално с кореспондента. Използвайте името на лицето („Мистър Смит“), а не неговото първо име, особено ако не познавате лично кореспондента. Не забравяйте името му и се обръщайте към него, като го използвате по време на разговора.
   • Може да искате да запишете името на човека веднага щом тя ви каже, за да можете да го запомните. Това може да бъде много полезно.

4. 
   

   
   Прехвърлете разговора, ако е необходимо. Ако някой ви се обади на работа, е напълно възможно той да се опитва да реши конкретен проблем или да има въпроси, които да изпрати на конкретен човек. Ако всъщност не знаете как да отговорите на въпрос или проблем, не се опитвайте да отговорите. Вместо това, предлагайте да прехвърлите обаждането си на някой, който ще може по-добре да отговори и да ви помогне. Той също така ще му покаже, че ви е грижа за проблема му и сте готови да му помогнете да го реши.
   • По-голямата част от настолните телефони в наши дни имат функция за прехвърляне на разговори. Разберете дали тази функция е налична във вашия офис и как работи. Ако това не е така, вземете номера на лицето, на което ще се обади вашият кореспондент и му предайте информацията.
   • Не забравяйте да бъдете възможно най-учтиви, като го направите и предложите да прехвърлите обаждането. Например, можете да кажете: „Страхувам се, че не мога да отговоря на вашия въпрос. Бихте ли искали да прехвърля обаждането ви на Жак, който може да ви помогне по-добре? "
   • Ако никой друг не е на разположение, предложете да вземете такъв. Не забравяйте да предадете това по-късно.

5. 
   

   
   Прекратете разговора професионално. Можете да му кажете ясно и учтиво, че разговорът е приключил и че той може да затвори, като просто каже „благодаря“ или „довиждане“. Не трябва да се бърка дали разговорът трябва да продължи или не.
   • Нека вашият кореспондент да затвори. Той има обаждането, така че трябва да го оставите да получи това, което искаше, когато се обади на първо място и затвори разговора. Ако затворите, въпреки че той не е готов да прекрати разговора, това може да изглежда грубо или можете да оставите жизненоважна информация да ви избяга.