Как да напишем доклад за напредъка

Съдържание

• етапи
• Част 1 Започнете процеса
• Част 2 Писане на доклада
• Част 3 Избягване на често срещани грешки

Докладите за напредъка са много важни за управлението на професионален или академичен проект. В допълнение, те ще ви помогнат да информирате по-добре началниците, колегите или клиентите си за напредъка на проекта, който реализирате. Вашият доклад трябва да посочва извършената работа и стъпките, които трябва да бъдат предприети за завършване на проекта.

етапи

Част 1 Започнете процеса

1. 
   

   
   Определете целта на вашия доклад. Някой може да ви помоли да опишете доклад за напредъка по няколко причини. Очевидно и в повечето случаи е да покажете напредъка, който сте постигнали в изпълнението на конкретен проект. Въпреки това ще трябва да обмислите целта си малко по-отблизо.
   • Докладът за напредъка на дадена програма или изследователски проект ще бъде малко по-различен от доклада за професионален проект. В този случай ще бъдете помолени да дадете информация, без задължително да вземете предвид други елементи, като разходи, но това не винаги е така.
   • Докладът до клиент ще бъде различен от отчет, написан за началник. И в двата случая ще трябва да вземете предвид причините за написването на доклада си.

2. 
   

   
   
   
   Определете читателската си аудитория. След като сте задали целта на доклада си, ще трябва да изберете информацията, от която се нуждаете от вашите читатели, за да я включите във вашия e. Планът за доклад за напредъка ще бъде практически същият, независимо от представената тема. Ще трябва обаче да вземете предвид особеностите на вашия проект.
   • Какви са връзките на вашите читатели с проекта? Какво е въздействието на проекта върху тях? Например, това въздействие ще бъде различно, ако е вашият началник или клиент.
   • Представете си решението, което читателите ще вземат, след като прочетат вашия доклад. Например, може да има логистика, финансиране или срокове.
   • Определете каква информация ще трябва на вашите читатели, за да участват в проекта и да го последват ефективно. Кои са техническите аспекти, които вашите читатели трябва да знаят? Използват ли се за жаргона, използван във въпросната дейност?

3. 
   

   
   
   
   Намерете най-добрия начин да общувате със своята аудитория. Докладът за напредъка не е само писмен документ, който предавате на вашия ръководител или учител. Тя може да приема различни форми, според случая.
   • Докладът за напредъка може да бъде устно представяне по време на седмична или месечна работна среща.
   • Той може да бъде под формата на имейл, изпращан редовно на колегите.
   • Можете също така да решите да напишете мемоар и да се обърнете към вашия ръководител.
   • Обикновено ще напишете официален отчет за клиент или държавна агенция.

4. 
   

   
   Консултирайте се с вашия готвач. Освен ако вече не сте написали този вид доклад и в този случай знаете всичко за проблема, опитайте се да получите максимална информация от началниците си. Вашата компания може да изисква конкретна презентация и в този случай трябва да се съобразите.

5. 
   

   
   Изберете тона на доклада. Всички доклади за напредъка не са непременно формални. В действителност вътрешните доклади пред колеги или директни ръководители често се пишат в спокоен тон. Ето защо ще трябва да се консултирате с лидера си за това, което той очаква от вашия доклад.
   • Ако това е доклад на клиент или на комисия за преразглеждане на теза, се препоръчва да се приеме официален тон.
   • Официален или неформален тон обаче няма значение, защото основното е да бъде ясен, точен и честен.

Част 2 Писане на доклада

1. 
   

   
   Изберете представянето на вашия документ. Преди да започнете да пишете, ще трябва да изберете подходяща презентация и да зададете съдържанието и тона на вашия доклад.
   • Можете да използвате списък с букви. Този метод ви позволява да представите информацията си по ясен начин. Читателят ще може лесно да разглежда вашия e, за да получи необходимата информация. В такъв списък обаче може да липсва формализъм в случай на междинен доклад. Ето защо, ако докладът е за вашите лидери, най-добре е да използвате кратък. Но ако общувате с колеги, изберете имейл.
   • Също така не забравяйте да включите диаграми или таблици. Това е особено уместно, ако пишете доклад за напредъка на проект, за който се опитвате да получите финансиране, или ако се опитвате да оправдаете на читателя полученото финансиране.

2. 
   

   
   Организирайте вашия e по параграфи. Добрият доклад за напредъка трябва да бъде възможно най-ясен. Най-добре е да разделите вашите e на параграфи, да групирате информация по един и същ въпрос.
   • За да направите електронното си по-ясно, помислете за добавяне на субтитри, така че вашите читатели да имат представа за съдържанието на всеки раздел. Ако точка е от особен интерес за тях, те ще могат да имат достъп до нея директно.

3. 
   

   
   Напишете заглавието. Обикновено заглавието се поставя в горната част на първата страница, ако представите документа си на следните страници. Отново това ще зависи от правилата за представяне, направени от вашата компания или университет. Следователно, направете необходимите проверки своевременно.
   • Заглавието трябва да включва датата, тоест датата на подаване на доклада, името и функцията на получателя, името на автора, неговата функция и целта на доклада.

4. 
   

   
   Въведете въвеждането. Този раздел идва след заглавието. Често може да се начертае курсив, за да се разграничи от останалите, напр. Той служи за да даде преглед на проекта и неговия напредък. Ще представите напредъка и постигнатите цели.
   • Не забравяйте да включите темата на доклада. Представете и проекта, като припомня, че той е актуализиран за неговия напредък.

5. 
   

   
   Напишете тялото на вашия e. Тази част може да бъде разделена на секции и подсекции. Всъщност това е по същество само по-подробно въведение. Проучете съдържанието на него и го извадете.
   • Посочете задачите, изпълнени след последния доклад, както и тези, които се изпълняват.
   • Анализирайте възникналите проблеми, въпросите, на които трябва да се отговори и решенията, които могат да бъдат запазени.
   • Намерете и обосновете промените, настъпили по време на проекта.
   • Можете също така да искате да включите и други елементи като текучество на персонала, превишаване на разходите, закъснения, затруднения с получаването на документи или проблеми с компютъра и сигурността.

6. 
   

   
   Направете следващите стъпки от проекта. Този раздел е част от основата на доклада. Той ще служи за информиране на читателя за останалите фази на проекта. Не забравяйте да споменете проблемите, които могат да засегнат бюджета, управлението или крайния срок за приключване на проекта.
   • Преди всичко, не игнорирайте промяна в срока на проекта.
   • Избягвайте проблеми с поливането. Въпреки това, не се тревожете за читателя излишно и не давайте обещания, които няма да можете да спазите.

7. 
   

   
   Въведете общия брой отработени часове. Ще трябва да покажете колко време сте прекарали вие и вашият екип, ако имате такъв, по проекта. Вашите читатели ще знаят, че сте работили усилено, независимо дали вашият линеен мениджър, вашите клиенти или държавна агенция може да ви даде пари.

Част 3 Избягване на често срещани грешки

1. 
   

   
   Внимавайте да не се отклонявате от темата си. Вашето писане ще бъде правилно, стига да спазвате гореописаните точки. Стремете се да не се махате от темата, като се занимавате с пределни въпроси, дори и да са интересни.
   • Например, ако вашият проект е за доброволческа организация на художествено събитие, може да се изкушите да започнете анализ на плачевното състояние на финансирането на изкуствата, но всъщност няма да ви помогне да определите напредъка на вашия проект.

2. 
   

   
   Бъдете прости. Междинен доклад има за цел да представи напредъка, който сте постигнали, без да удавя читателя в поток от думи и излишни идеи. Всичко, което трябва да направите, е да се съсредоточите върху напредъка на проекта, стъпките, които трябва да се предприемат и промените, които трябва да бъдат направени.
   • В зависимост от получателя на отчета, може да се наложи да не надвишавате определен брой думи. Добро правило е да представяте необходимата информация възможно най-кратко.

3. 
   

   
   Избягвайте да бъдете твърде неясни. Не забравяйте да изясните текущото състояние на проекта. Например, избягвайте да казвате нещо от рода на „ние напредваме да финансираме нашето художествено събитие“. Вместо това представете информацията си по по-ясен начин: „благодарение на двете безвъзмездни средства от 5000 евро, отпуснати от тези различни институции, се нуждаем само от 2000 евро, за да достигнем целта си от 12 000 евро“.

4. 
   

   
   Изтрийте експанзивни изрази. Не забравяйте, че искате да напишете ясен и кратък доклад. Очевидно се опитайте да не претрупвате електронните си изрази, които не добавят нищо към отчета. Например, термини като "тотална катастрофа" или "непобедим успех" са твърде емоционални или твърде неясни, за да бъдат включени в доклад на клиент или директор.

5. 
   

   
   Цитирайте източниците си. Правилно идентифицирайте външните източници на информация, данни и графики, вградени в отчета. Можете да добавите страница, на която ще посочите тези източници.