Как да напише проект, който да представи на администрацията му

Съдържание

• етапи
• Част 1 Писане на вашия проект
• Част 2 Споделете вашия проект

Знанието как да подадете проект на администрацията си е полезно умение, което трябва да имате, ако искате да представите нови възможности за записване на допълнителни приходи, да предложете процедурни подобрения или да изложите ефективни техники, за да бъдете по-икономични. Можете също така да решите да напишете предложение, когато усетите, че нещо трябва да бъде променено. Ако възнамерявате да опишете такъв документ, за да го представите на администрацията на вашата компания, първо трябва да отделите необходимото време за събиране на съответната информация. Можете също да изпратите идеите си на колегите си, за да имат тяхното мнение и да знаят дали те се придържат към вашия проект, след което ще трябва да се уверите, че подхождате тактично към вашата посока.

етапи

Част 1 Писане на вашия проект

1. 
   

   
   Определете точно въпросния проблем или вашата идея. Ако искате да опишете намаляване на разходите или рационализиране на операциите, първо трябва да определите основния проблем. Най-често идеята може да ви е ясна, но ако искате да комуникирате по нея или да предоставите решения, би било разумно да бъдете много внимателни.

2. 
   

   
   Правете си изследвания. Преди да напишете проект, важно е да се уверите, че анализирате всички елементи, свързани с него. Потърсете дискусия със съответните страни, независимо дали вашите колеги, мениджъри или клиенти. Вие също ще спечелите да четете подобни програми, управлявани от други компании, за да видите какво правят по различен начин.
   • Ако например смятате, че ръководството трябва да промени ресторанта си, първо го обсъдете с кухненския персонал. Какво мислят? Трябваше ли да работят другаде с други заведения за хранене? Какво мислят вашите колеги за това? Това са всички аспекти, които трябва да адресирате. Възможно е вашето недоволство да е просто въпрос на личен вкус, а не въпрос на качество.

3. 
   

   
   
   
   Напишете описание на проблема. За да започнете да пишете вашия проект, първо опишете текущата ситуация. След това маркирайте съответните факти (места, дати, хора, които участват). На това ниво не съдете, фокусирайте се вместо това върху обяснението на нещата, каквито са.
   • Като илюстрация можете да напишете „Компания X се е възползвала от кетъринг услуги Y през последните седем години. През този период броят на основните налични ястия спадна от пет на две. Броят на ястията, основно за вегетарианци, също е намалял и има дори дни, в които не се предлага нищо от този вид.

4. 
   

   
   Обяснете какво предлагате като решение. След като установите проблема, можете да започнете да пишете точно това, което предлагате да направите. Съсредоточете се върху най-важния аспект. Докажете, че вашите наблюдения се основават на вашите изследвания.
   • Например, можете да напишете „Предлагам да се замени заведения за компания X с друга. Компания X има няколко възможности в това отношение. W и Z заведения за хранене предлагат по-голямо разнообразие от менюта и предлагат разходи, сравними с тези на настоящия ни доставчик. Освен това, тъй като заведения за хранене Z предлагат вегетариански, вегански и безглутенови предястия всеки ден, това би могло по-добре да отговори на нуждите на нашата работна сила. Що се отнася до W catering, той предлага по-малко ястия за вегани, но също така може да бъде добър избор. Проучване, проведено през 2011 г., показа, че 40% от служителите ни са вегетарианци, 10% са вегани, а 2% предпочитат храни без глутен.

5. 
   

   
   
   
   Разработете план. Опишете всяка стъпка и се съсредоточете върху сроковете или разходите за тяхното изпълнение. Бъдете изрични относно това, което знаете и какво остава да бъде открито. Не забравяйте да напишете номерирани стъпки и след това дайте повече подробности. Не надценявайте значението на иновациите, които се стремите да внесете, но представете резултатите, които очаквате да постигнете.
   • За да сменим заведения за хранене, ще трябва: 1: да прекратим договора си със заведения за хранене Y, 2: да опитаме ястията на доставчиците на услуги W и Z, 3: да изберем едно от тях, 4: да подпишем договор с избрания заведения. Таксите трябва да са сравними с тези, предлагани понастоящем от Caterer Y. Докато прекратим договора си с Доставчик Y, не трябва да има финансова санкция. Освен това, ако нашите служители оценяват по-добре новите ястия, има голям шанс те да бъдат по-щастливи на работното си място.

6. 
   

   
   Повишете възможните възражения. Покажете, че сте напълно наясно с всички недостатъци, които могат да се срещнат в плана ви. Ще има ли съпротива сред служителите? Например, някои хора може да харесат услугите на сегашния ви заведение. Бихте ли успели да убедите правителствена агенция, че новата ви идея е безопасна? Обсъдете стъпките, които планирате да предприемете, за да убедите другите в осъществимостта и значимостта на вашия проект.

7. 
   

   
   Посочете необходимите материали и персонал. Ако новият проект, който предлагате, изисква закупуване на материали или наемане на нови служители, посочете това, след като сте очертали стъпките. Също така не забравяйте да споменете необходимото време, тъй като това също е ресурс. Създайте контролен списък, за да излезете от него. Например, можете да напишете следното.
   • Необходимо: подкомитет за оценка на заведения за хранене (4 души от различни части на компанията), 2 часа за дегустация и 3 часа за писане на доклада.

8. 
   

   
   Направете изводи въз основа на основните предимства. Без значение каква промяна смятате да направите, повторете този процес отново в края. Обсъдете още веднъж трите основни елемента на вашия проект и след това дайте заключително изречение. Мислете за това като ваше резюме. Като илюстрация можете да кажете следното.
   • „Както показва това предложение, Caterer Y е намалил броя на предложените предмети през последните седем години. Доставчиците W и Z предлагат по-разнообразни менюта на сравнително съпоставими цени. Предлагам да можем да направим дегустационни тестове с тези заведения за хранене, за да изберем нов доставчик на храна за тази компания. Това със сигурност ще насърчи удовлетвореността и задържането на служителите. "
   • Споменайте конкретни парични или количествени ползи. Ако например вашата иновация може да намали разходите, трябва да подчертаете това.
   • Представете качествените ползи. Една компания понякога се възползва от редица предимства, които не могат да бъдат определени количествено с конкретни данни и цифри. Ако вашата идея спомага за повишаване на удовлетвореността на служителите, важно е да я споменете. Тези подобрения могат да бъдат също толкова полезни, колкото и количествените.

Част 2 Споделете вашия проект

1. 
   

   
   Помолете колега да го прочете. В идеалния случай трябва да поискате колега да прочете вашия проект и да ви даде мнението му. Той може да одобри съдържанието на вашата програма, но ако това не е така, помислете, като вземете предвид възраженията му. Ако смятате, че те са уместни и са по-добри от това, което предлагате, тогава помислете за преглед. В противен случай, ако разбирате уместността на неговите аргументи, но не ги одобрявате, помислете за включването им в раздела с възраженията.

2. 
   

   
   Преразгледайте проекта си. След като сте написали проекта си и колега го е прочел, сега трябва да го прегледате, за да подобрите плавността, граматиката, точността и броя на думите. Не трябва да правите предложение твърде дълго, в противен случай рискувате да видите лидерите си да не го прочетат. Направете всичко необходимо, за да запазите всичко най-много на една до две страници.

3. 
   

   
   Подайте проекта на вашата администрация. След като усетите, че вашият проект е готов, идентифицирайте човека, на когото трябва да го представите. В някои организации има лидер, известен на всички, който е отговорен за вземането на решенията. В други общества с по-странични структури може да е по-трудно да се разбере кои са истинските лица, които взимат решения. Направете задълбочено проучване на вашата компания, за да определите кой е отговорен за подобни проблеми.
   • След като знаете на кого да предадете вашия проект, погледнете дали можете да имате tête-à-tête с него. Много често хората реагират по-благоприятно на исканията за иновации, когато обменът е лице в лице. Ако не, изпратете хартиена версия на проекта или такава.