Как да напишете план за управление на промените

Съдържание

• етапи
• Метод 1 Напишете план за управление на организационните промени
• Метод 2 Проследяване на промените в проекта

Има два вида планове за управление на промените. Единият се отнася до влиянието на промените върху организацията и улеснява прехода. Вторият помага да се проследят промените в един проект, създавайки ясен запис на промените в продуктите или обхвата на проекта. Тези планове са за съобщаване на това, което трябва да се направи ясно и точно.

етапи

Метод 1 Напишете план за управление на организационните промени

1. 
   

   
   Покажете причините за промените, които трябва да бъдат направени. Избройте факторите, довели до решението за извършване на промени, като лоша производителност, нова технология или промяна в мисията на организацията.
   • Един от подходите е да се опише настоящото състояние на бизнеса и бъдещата ситуация, която този план цели да създаде.

2. 
   

   
   Определете естеството и обхвата на промените. Накратко опишете очаквания характер на проекта. Определете дали това ще се отрази на позиции, промени в процеса, промени в политиката или организационна структура. Избройте отделите, работните групи, системите или всеки друг компонент, който може да подлежи на корекция.

3. 
   

   
   
   
   Опишете подкрепата на заинтересованите страни. Избройте всички заинтересовани страни, включени в плана, например клона, ръководителя на мисията, предложителят, потребителите или служителите, засегнати от промяната. За всяка от тези части посочете дали заинтересованият участник ще подкрепи промените, които трябва да бъдат направени.
   • Не забравяйте да съставите таблица, която може да обясни тази информация ясно и кратко. За всяка засегната страна оценете нивото на приоритет (високо, средно или ниско) на следните данни: информираност, ниво на подкрепа, влияние.
   • Ако е възможно, провеждайте интервюта един на един, за да прецените подкрепата на заинтересованите страни.

4. 
   

   
   Създайте екип. Този екип ще бъде отговорен за комуникацията с всички заинтересовани страни, изслушването на различни опасения и осигуряването на операцията при най-добрите възможни условия. Изберете хора, които са много надеждни в бизнеса и които имат добри комуникационни умения.
   • Трябва да наемете промоутър от висшето ръководство. Подчертайте, че ще бъде активна работа за насърчаване на промените, а не само за одобряване на плана.

5. 
   

   
   
   
   Разработете подход с управлението. Получаването на цялата подкрепа на компанията е от съществено значение за успеха на операцията. Позволете на всички висши мениджъри да коментират промените и да си сътрудничат помежду си, за да играят активна роля в този проект.

6. 
   

   
   Направете план за всеки актьор. За всеки участник, включително за тези, които подкрепят проекта, се оценяват рисковете и проблемите, свързани с тях. Поверете на екипа, отговарящ за задачата да се справи с тези проблеми.

7. 
   

   
   Създайте комуникационен план. Комуникацията е ключовият елемент на този процес. Комуникирайте често с всички участващи страни. Подсилете причините за промените, които трябва да бъдат направени, и ползите, които ще произтичат от тях.
   • Актьорите трябва да получават еднопосочна, двупосочна комуникация. Срещите лице в лице са от съществено значение.
   • Комуникацията трябва да идва от ръководител на главното ръководство, директен ръководител на всеки служител и всеки друг говорител, на когото участниците имат доверие. Всички комуникации трябва да преминават последователно.

8. 
   

   
   Обърнете внимание на всяка съпротива. Винаги има съпротива срещу промените. Това се случва на индивидуално ниво и затова трябва да общувате лично със заинтересованите страни, за да откриете причината за тези съпротиви. Обърнете внимание на оплакванията, така че мениджърският екип да може да ги отстрани. Тези опасения обикновено включват следните точки.
   • Без мотивация или без чувство за неотложност.
   • Без разбиране на цялостната ситуация или причини за необходимостта от промени.
   • Липса на участие в процеса.
   • Несигурност относно стабилността на работните места, бъдещите роли или изискванията и уменията, необходими за бъдещи позиции.
   • Неуспех на ръководството да отговори на очакванията относно прилагането на промяна или комуникация.

9. 
   

   
   Вземете препятствията. Трябва да отговорите на твърденията чрез засилване на комуникацията или чрез промяна на стратегията. Други претенции може да изискват допълнителни подходи, които можете да включите в плана си или да възложите на ръководния екип. Проучете коя от тези опции е най-подходяща за вашата организация.
   • За всяка промяна в позициите или процеса, направете обучението на служителите като основен приоритет.
   • Ако планирате преходния период възможно най-гладко, насрочете срещи или увеличете ползите на служителите.
   • Ако заинтересованите страни не са мотивирани, предлагайте им стимули.
   • Ако се чувстват изключени от проекта, организирайте среща, за да съберете обратна връзка и да прегледате всички промени в плана.

Метод 2 Проследяване на промените в проекта

1. 
   

   
   Определете ролите. Избройте ролите, които ще бъдат възложени на всеки за този проект. Опишете отговорностите и уменията, необходими за всяка роля. Най-малкото делегирайте мисия шеф-готвач, която ежедневно прилага промените, както и организатор, който да проследява целия напредък и да взема важни решения.
   • За големи проекти в голяма корпорация може да се наложи да разделите ролите между няколко души със специализирани знания.

2. 
   

   
   Създаване на контролна комисия. ИТ проектите обикновено включват комисия за контрол на промените, съставена от представители от всяка група на заинтересованите страни. Тази комисия ще отговаря за одобряването на заявки вместо ръководителя на мисията и за съобщаване на решенията на заинтересованите страни. Този подход е много подходящ за проекти с редица заинтересовани страни и може да изисква често преразглеждане на основните цели.

3. 
   

   
   Създайте процес за прилагане на заявките. След като член на екипа идентифицира напредъка, как преминавате от идеята към реалността? Опишете този процес тук, както е договорено от екипа. Ето как може да изглежда.
   • Членовете на екипа трябва да попълнят формуляр за кандидатстване и да го изпратят до органа по проекта.
   • HOM трябва да въведе информацията от формата в дневника на заявките и да актуализира този дневник, тъй като заявките се разглеждат или отхвърлят.
   • Мениджърът моли членовете на екипа да напишат по-конкретен план и да преценят необходимото усилие.
   • Ръководителят на мисията изпраща плана на организатора за възможно приемане.
   • Промените са направени. Заинтересованите страни често са информирани за напредъка.

4. 
   

   
   Създайте формуляр за кандидатстване. Следните данни трябва да бъдат включени във формата и трябва да бъдат въведени в дневника за промени.
   • Датата на заявката за промяна.
   • Броят на заявките, зададени от ръководителя на проекта.
   • Заглавие и описание.
   • Името, имейл и телефонен номер на лицето, попълващо формуляра.
   • Приоритетът, даден на всяка заявка (висок, среден или нисък). За спешни промени може да са ви необходими конкретни крайни срокове.
   • Номер на продукта и версия (за ИТ проекти)

5. 
   

   
   Добавете допълнителна информация. Регистърът на промените също трябва да може да проследява взетите решения и да следи отблизо тяхното изпълнение. В допълнение към информацията от формулярите за кандидатстване, ще трябва да резервирате място за:
   • одобрение или отхвърляне на заявления,
   • подпис на лицето, което ще одобри или отхвърли заявленията,
   • времевата рамка за прилагане на промените,
   • датите, на които промените ще приключат.

6. 
   

   
   Проследявайте важни решения В допълнение към дневника за промени проектът може да се възползва от запис на важни решения. Това изявление може да ви улесни в дългосрочен план или да ви помогне да проследявате проекти, които са имали някои промени в управлението. Този файл може да служи и като ръководство за комуникация за клиенти или ръководни органи. За всяка промяна, направена навреме, обхватът или изискванията на проекта, нивата на приоритет или стратегията, които трябва да бъдат приети, включват следната информация.
   • Инициатор на проекта
   • Датата на вземане на решението.
   • Обобщение на причините за решението и подхода, използван за тяхното постигане. Моля, включете всички необходими документи в процеса.