Как да организираме демонстрация

Съдържание

• етапи
• Част 1 Подгответе се месеци предварително
• Част 2 Организирайте две седмици преди това
• Част 3 24 часа преди събитието
• Част 4 Управление на изпълнението на събитието

Вероятно смятате, че организирането на събитие е преодолима задача. Това може да се случи, ако нямате чувство за организация или планиране. Но бъдете сигурни, защото заедно ще видим как да постъпите, от подготовката, която може да продължи с месеци, до деня на събитието.

етапи

Част 1 Подгответе се месеци предварително

1. 
   

   
   Определете обекта на събитието. Ключова фраза или две могат да ви помогнат да определите ясно целта на вашето събитие и да го запазите в контекста. Имате ли намерение да обучавате членове на вашата общност? Опитвате ли се да убедите донорите да финансират някои от вашите проекти? Искате ли да почетете някои хора или група хора? Стремете се да сведете до минимум обхвата на вашите действия. Независимо какво ще правите, обучавате, убеждавате или уважавате и т.н., отговорете на въпроса: защо ще организирате ли това събитие?
   • Приемете го като мисия. Вашата рамка за успех Когато ясно знаете какво искате да направите, ще ви бъде по-лесно да действате!

2. 
   

   
   Поставете си цели. Какво искате да постигнете точно ? Не какъв ще бъде броят на участниците или дори ако събитието ще се проведе, какво искате да излезе от това събитие? 5 души, които обръщат гръб на нов компонент на вашата организация? Колекция от 1000 евро? Промяна в манталитета? Ентусиазирана публика?
   • Определете първите три неща, които искате да постигнете чрез организацията на вашето събитие и се съсредоточете върху това да ги направите. Може да имате финансова цел, социална цел и лична цел. Зависи само от теб!

3. 
   

   
   
   
   Съберете доброволци. Ще ви трябва добър екип с различни умения. Вашите доброволци могат да ви помогнат по различни начини, като например подготовка на програми, покани и плакати или хостинг на участници и подреждане след събитието. С други думи, те могат да ви помогнат да свършите работата. И ако можете, имайте доброволци, на които можете да разчитате!
   • Уверете се, че мениджърите и членовете на вашите екипи спазват работния ви график. Сътрудничеството може да улесни много неща. Когато ги помолите да подадат ръка, от самото начало бъдете наясно с техните очаквания и степента им на участие.
   • Ако не можете да наемете доброволци, наемете екип! Всичко зависи от характера на събитието, което организирате. Мениджърите на сайта на домакина на вашето събитие могат да предоставят на ваше разположение екип, в противен случай можете да преминете през агенция за временна работа.

4. 
   

   
   
   
   Подгответе бюджет. Трябва да включите в бюджета си всички възможни разходи, приходи, дарения и непредвидени разходи. Ако не направите бюджет, ще се окажете с куп сметки в ръце, празен портфейл и без представа за най-новия проблем. Бъдете реалисти от самото начало, за да избегнете изненади в деня на събитието.
   • Потърсете начини да намалите разходите си. Можете ли да наберете доброволци, които ще работят безплатно? Можете ли да изберете по-евтин домашен сайт, като къщата на някой от приятелите си? Не забравяйте, че един прост, но успешен мач е по-впечатляващ от събитие, което е на път, но което се превръща във фиаско.

5. 
   

   
   Решете къде и кога. Това е нещото най-важното да направите, когато става дума за вашето събитие.Какво е мястото и каква е датата, която ще накара някой да каже: „Да, ще видя това! Изберете време, когато всички са свободни, лесно достъпно място и нещо, което е на ваше разположение!
   • Проверете календара на събитията във вашия район и определете аудиторията си. Ако се насочвате към хора, които прекарват времето си у дома, най-добрият вариант е да организирате срещата си в квартала, през деня, може би предлагайки грижи за деца. Но ако се насочите към студентите, най-добре е да проведете срещата си през нощта в центъра на града. Ако можете, отидете до аудиторията си вече намерени.
   • Разбира се, в някои случаи ще бъдете принудени да резервирате вашия сайт. Свържете се с лицето, което отговаря за мястото, което ще използвате възможно най-скоро. Не забравяйте, че той вероятно е толкова зает като вас!

6. 
   

   
   Помислете за логистика. Имате нужда от логистика за всичко. Какви ще бъдат възможностите за паркиране? Какви са средствата за достъп за хора с увреждания? Какво можете да направите в зависимост от размера на мястото ви за среща? Какво оборудване ще ви трябва? Какви допълнителни артикули, като напитки, значки, брошури, ще ви трябват и изискват допълнителни разходи? Колко души са ви нужни, за да протече спокойно събитието?
   • Помислете за всички тези проблеми с вашия екип и обсъдете всички аспекти на проблема. Можете ли да предвидите някои непредвидени събития и да ги избегнете? Има ли специални гости, на които да присъстват? Трябва ли да правите изключения?

7. 
   

   
   Помислете за маркетинга и рекламата. Докато сте в него, направете плакат. Той трябва да съдържа дата, място, час, име на госта, заглавие и тема или слоган на събитието. Тъй като все още сте в предварителната фаза, можете да отделите време, за да уредите тези подробности. Интересно е обаче бързо да направите временен запис, за да имате цялостен поглед върху вашата организация!
   • Помислете и за други начини за разпространение на информация. Инг? Е-мейл? Facebook или половин други уебсайтове за други събития (повече информация малко по-нататък)? Какво ще ти трябва преди събитието за привличане на участници и какви ще са вашите нужди за събитието да поддържа интереса си?

8. 
   

   
   Бъдете организирани. Вероятно засега всичко е объркващо в главата ви и не знаете как да започнете. Поемете дълбоко въздух и отворете Excel. Подгответе предварителен календар на вашето събитие. Създайте няколко електронни таблици, за да организирате идеите си. Това може да ви се струва ненужно, но след два месеца ще се поздравите, че сте се справили с тази работа.
   • За всяка дейност подгответе график със срокове. Напишете имената на вашите сътрудници и посочете техните задачи и периодите на изпълнение. Така че можете да организирате и да отговаряте на всички въпроси, които могат да имат.

Част 2 Организирайте две седмици преди това

1. 
   

   
   Уверете се, че всичко е наред. Задайте датата и местоположението на вашето събитие, изберете вашия почетен гост, вашия персонал, темата и лозунга на вашето събитие. Кои са проблемите, които могат да създадат проблеми? Кои са въпросите, които могат да възникнат в последния момент? На този етап трябва да финализирате всичките си данни.

2. 
   

   
   Съберете се с екипа си. Вземете вашия бюджет, график и т.н., одобрени от членовете на вашия екип и мениджърите. Дойде време за разглеждане и решаване на всички проблеми. Разбрали ли са вашите служители какво трябва да правят? Чувстват ли се комфортно при цялата процедура?
   • Още веднъж се съберете с вашите сътрудници и доброволци, за да обсъдите всички възможни проблеми. Това е и идеалното време за разработване на план за действие.
   • Уверете се, че вашият екип няма вътрешни проблеми. Поддържайте връзка с лидерите и членовете на всяка група, както и с доброволците си.

3. 
   

   
   Делегирайте отговорности на някои от вашите сътрудници и възложете на по-опитните от тях да координират всички дейности. Ако това е гигантско събитие, натоварете няколко души да координират няколко дейности под надзора на един човек, който отговаря. Не забравяйте, че членовете на група трябва да се доверят на своя лидер.
   • В деня на събитието помислете дали да зададете един или двама души да се срещнат и поздравят участниците, когато пристигат на сцената. По принцип приемната комисия е отговорна за развеселяването на всички и предоставянето на участниците на усещането, че са в добри ръце.

4. 
   

   
   Уверете се, че поддържате уебсайтовете, свързани със събитието, актуални. Вероятно сте във Facebook и, но има няколко други сайтове, които можете да използвате, за да промотирате по-добре вашето събитие. Eventbrite, Evite и Meetup са 3 от най-важните сайтове, които трябва да помислите. Ако все още не ги познавате, отидете в интернет веднага!
   • И разбира се, не забравяйте собствения си уебсайт, блога си или страницата си във Facebook, ако имате такава. Можете да изпращате напомняния, да публикувате снимки и да управлявате вашите заявки за отговор (RSVP). Колкото по-активни сте, толкова по-добре ще бъдете забелязани от всички.

5. 
   

   
   Помолете делегатите да финансират и спонсорират определени дейности. Ще трябва да се сблъскате с няколко разходи през следващите дни и няма да плащате всичко от джоба си! Съберете поне малко пари, за да покриете стартовите разходи, като наемане на помещение и оборудване и може би заведения за хранене. Може да се наложи да плащате за определени неща или услуги.
   • Уверете се, че имате адекватна административна процедура за получаване, потвърждаване и таксуване на услугите, които ще ви трябват. Трябва да следите всичко, което правите, за да можете да се обърнете към него по-късно, така че по-добре да се организирате по-рано, особено ако вашите търговски партньори правят нещо нередно.

6. 
   

   
   Рекламирайте вашето събитие. Подгответе брошури, пуснете реклами, информирайте медиите, направете директна поща, извършете телефонни обаждания, изпратете групи до групи и посетете потенциални участници или спонсори. Какво друго да направите, за да насърчите хората да идват? Внимавайте да разпространявате пълна информация, която не оставя много място за въпроси. Но в края на краищата, вие също искате да събудите любопитството на вашата публика!
   • Определете вашата целева аудитория. Ако се опитвате да стигнете до възрастни хора, няма да губите времето си за изпращането им snapchats, Отидете на местата, посещавани от вашите участници и използвайте инструментите, с които са запознати. Стремете се да бъдете много достъпни и да се държите нормално.

7. 
   

   
   Съберете всичко необходимо за вашето събитие. Например медали, игри, малки сувенири, награди или сертификати. Има много неща и приспособления, които могат да останат незабелязани за неопитно око, но вие знаете всяко кътче и кураж и всичко, което може да влезе там. И не забравяйте масите, столовете, озвучителната система, плакатите, покривките и всички тези важни неща!
   • Този въпрос сам заслужава цяла работна сесия с вашия персонал. Не спирайте да мислите за това, докато не забележите 5 неща като химикалки, аптечка, батерии, сладолед и разширения. Трябва да сте сигурни, на всяка цена, че имате всичко покрито.

8. 
   

   
   Организирайте се за всички. Направете уговорки за правене на снимки и видеоклипове. Организирайте движенията на гостите. Уредете и храните и екипа за почистване. Списъкът може да се удължава от ден на ден, но това е нормално, защото организирате вашето събитие!
   • Погрижете се за храна и освежителни напитки. Време е да планирате и специални съоръжения, като тези за хора с увреждания и т.н. Също така проверете дали някои участници са вегетарианци или имат специални хранителни нужди.
   • Осигурете столове, маси, комплект, микрофони, високоговорители, компютри, прожектори с течни кристали (LCD), подиуми, цялото оборудване, необходимо за правилното настройване на мястото на събитието.

9. 
   

   
   Подгответе списъка с хора, с които да се свържете. Ще ви трябват телефонни номера, адреси и всички ваши служители. По същия начин подгответе списъка с VIP и вашите доставчици. Тези списъци ще бъдат полезни, ако някой е в сабент или закъснява.
   • Да предположим, че заведенията ви закъсняват? Знаете ли как да го направите? Вземаш красивия си списък и им обаждаш. Наистина ли са мислели, че отиваш търся тези 100 кг извадено свинско месо? Е, няма значение. Давате списъка на Франсоа и го молите да отиде с камиона си до посочения адрес. И това е! Сега знаете какво трябва да направите, или спрете да ги използвате, или бъдете по-прецизни, като съобщите вашите данни!

10. 
    

    
    Отидете на мястото на събитието със служителите си. Направете обиколка и проверете внимателно зоните за паркиране, тоалетни, зелени стаи, осигуряване на входове и изходи. Намерете места наблизо, където можете да правите фотокопия или да извършвате телефонни разговори и да извършвате покупки в случай на спешност. С една дума, стремете се да познавате терена като джоб.
    • Говорете и с вашето лице за контакт. Той / тя трябва да знае мястото по-добре от всеки. Има ли конкретен проблем, който трябва да знаете? Има ли ограничения във времето? Ще трябва ли да държите вратите затворени в определени часове? Ще има ли, не дай Боже, рутинни пожарни тренировки по време на протеста?

Част 3 24 часа преди събитието

1. 
   

   
   Запазете спокойствие. Почти сте стигнали до края на изреченията си. Изключително важно е да запазите идеите си ясни и да останете на път. Прекарали сте месеци в подготовка! Всичко ще е наред. Ако запазите спокойствие, вашият екип ще се държи като вас и събитието ще се проведе при добри условия. Освен това всичко ще приключи много бързо!
   • Сериозно, почти сте стигнали до края на изреченията си. Планирали сте всичко, мислили сте за всички възможни проблеми. Ако нещо се случи, ще преодолеете трудностите. И помнете, никой няма да ви обвинява. Шумен гост, посредствена храна, не се тревожете твърде много, защото участниците знаят, че не можете да контролирате всичко. Така че, отпуснете се, всичко ще е наред.

2. 
   

   
   Извършете последните проверки с вашия екип. Уверете се, че сте казали на всички времето на събитието и как да стигнете до там. Не искате в деня на събитието всички ваши служители да ви питат едновременно къде е тази врата за свещено обслужване.
   • Дори и да не получавате въпроси, направете всичко възможно да оцените поведението на вашите служители. Доволни ли са от описанието на задачите си? Миришат ли между тях? Ако не, обсъдете с тях и се опитайте да изгладите трудностите заедно. Може би някой би бил по-удобно да прави нещо друго или да работи с някой друг.

3. 
   

   
   Проверете всички получени покани и отговори. Направете списъка с гости и наредите някой да брои присъстващите. В повечето случаи броят на присъстващите хора ще бъде различен от хората, които отговориха. Може би сте получили 50 утвърдителни отговора и в крайна сметка с 5 или 500 души присъстват. Така че, дори да знаете броя на получените отговори, бъдете готови за екстремни ситуации!
   • Докато сте там, напомнете събитието на вашите изтъкнати гости. Ще се изненадате от броя на хората, които ще кажат: „О, да, точно така! Утре е нали? Можете да избегнете пропуски, като извършите обикновено телефонно обаждане или изпращане на SMS.

4. 
   

   
   Отидете на мястото и се уверете, че всичко е готово. Стаята чиста и налична ли е? Инсталирано ли е електронното оборудване? Извършени ли са тестовете за добро функциониране? Може ли предварително да инсталирате оборудване, ако е необходимо? Готов ли е персоналът?
   • Проверете дали броят на присъстващите хора да контролират събитието е достатъчен. Разбира се, винаги е по-добре да има повече хора. Може да се нуждаете от някой, който може да направи спешно състезание, да приеме почетен гост или да уреди непредвидено събитие; или да пием кафе, просто.

5. 
   

   
   Подгответе комплектите на участниците. Всеки комплект може да включва бутилка вода, лека закуска, тетрадка, химикалка, книжка и необходимата информация. Можете да включите и малки спомени. Наистина детайлът ще накара участниците да мислят, че събитието е добре проектирано и добре организирано. И наистина ще мислят, че вие ​​се грижите и за двете!
   • Това може да бъде запазено за гостите, вашите служители или и двете! Кой не обича да получава гранола бар и химикалка?

6. 
   

   
   Направете сценарий. Това е списък, който съдържа цялата необходима информация, класифицирана според графика и помещението. Подгответе програма с време за важни дейности. Структурата на формата зависи от вас. Стремете се да не го зареждате за лесно четене.
   • Ако наистина сте придирчиви и много старателни, можете да установите няколко скриптове. Говорителите може да ви помолят за списък на други говорители с тяхното местоположение и график. Вашият екип ще иска списъка с оборудването, графиците и правилата за почистване. Ако имате време да ги подготвите, тези списъци може да са полезни.

7. 
   

   
   Подгответе списък за действия, които да предприемете по време на събитието. Би било катастрофа, ако сте там, всичко е там, всички са там и изведнъж осъзнавате, че сте забравили вкъщи 1200 чаши за паузата за кафе. Бихте съсипали всичко. Така че, направете контролен списък и вземете със себе си всичко, което ще ви трябва!
   • Ако нещата се натрупват, задайте конкретна задача на всеки член на вашия екип. Така че в деня на събитието няма да губите времето си бягайки надясно и наляво, препирайки кризи. Още две ръце облекчават тежестта ... както се казва.

Част 4 Управление на изпълнението на събитието

1. 
   

   
   Бъдете рано на сайта на събитието с вашите служители и доброволци. Проверете дали всички присъстват и се уверете, че електронното оборудване работи правилно. Има ли въпроси в последната минута? Ако ви остане време, подайте питие, кажете им няколко думи за насърчение, а след това им дайте почивка! Заслужили сте го. Готови сте.
   • Уверете се, че организаторите носят отличителна значка или други знаци, така че участниците да могат лесно да ги намерят, когато е необходимо. Понякога носенето на умора не е достатъчно.

2. 
   

   
   Инсталирайте всичко. Отвътре и отвън. Трябва ли да окачите балони на пощенската кутия или билборд в ъгъла? И какво мислите за вратите и главното входно антре? Ако участниците трябва да се ориентират по сложен път, поставете колкото се може повече знаци, за да ги ориентирате по-добре.
   • Не забравяйте банери за добре дошли и информативни банери, които са много полезни. Не забравяйте да улесните участниците да намерят мястото на събитието. Разбира се!
   • Инсталирайте бюро за прием и регистрация. След пристигането си на място участниците трябва да отбележат какво трябва да се ориентират. В противен случай те могат да тичат наоколо в кръгове и да се чувстват неудобно.Спомняте ли си приемната комисия, за която говорихме по-рано? Поставете някого на входа, за да поздравите участниците и да отговорите на техните въпроси.
   • Публикувай малко музика! Тя може да разсее всяко смущение, което иначе би повишило настроението.

3. 
   

   
   Уверете се, че важните хора са наясно със събитията. Ако един говорител закъснява, коригирайте графика си и информирайте заинтересованите страни. Ако храненето продължава по-дълго от очакваното, трябва да ги предупредите за промяната на програмата. Рядко се случват нещата според графика, така че не забравяйте да информирате хората, когато се случват промени.

4. 
   

   
   Правете снимки! Вероятно искате да запазите спомени за вашето събитие. А виждането на някой да обикаля с камера може да развълнува участниците. Не забравяйте банера на спонсора, вашето, входа, приемането и т.н. Може би можете да ги използвате догодина!
   • Ако е възможно, помолете някой от вашите приятели или професионален фотограф да се погрижи за всички тези подробности. Там имаш достатъчно за правене! Но трябва да се грижите за гостите си, затова накарайте някой да се погрижи за снимките и т.н.

5. 
   

   
   Предложете сувенир. Възможно е вашите участници да са научили нещо, като са присъствали на вашето събитие и искате те да оставят да мислят за нещо или да задават въпроси или да мислят за предприемане на действия. Затова разпространете флаер или нещо, което могат да вземат със себе си, за да им дадете идеи действа след събитието.
   • Не забравяйте да създадете форум за обратна връзка. Дайте възможност на участниците да следят, да кажат какво мислят, да предложат подобрения и да споделят своите желания за следващото събитие. И разбира се, как могат да ги опростят!

6. 
   

   
   Почистете зоната за прием! Повдигнете електромера, вземете банерите, махнете таблиците и т.н. Поставете местата в първоначалното им положение, както са били преди събитието. Това е особено важно, ако сте наели стаята и искате да се върнете. Собствениците могат да ви начислят такса, която бихте могли да избегнете по друг начин. Разделете задачите, за да направите операцията възможно най-лесна.
   • Проверете дали нищо ценно не е забравено на място и ако е така, създайте услуга за изгубена собственост
   • Обърнете внимание на лицето, отговорно за мястото, щетите, които биха могли да пристигнат по време на събитието. По-добре да си честен и пряк.
   • Погрижете се за боклука и действайте в рамките на своите средства. Службата за почистване ще се погрижи за този въпрос.

7. 
   

   
   Погрижете се за всички задачи, които произтичат от провеждането на вашето събитие. Всъщност това зависи от естеството на въпросното събитие. Може да се окаже, че нямате какво да направите, но можете също така да завършите с дълъг списък от хора, за които да благодарите и рецепта, която да управлявате. Ето няколко идеи за начало.
   • Благодаря на всички членове на вашия екип, доброволци и спонсори. Не бихте могли да направите своето събитие без тях!
   • Актуализирайте и финализирайте профилите си. Тази задача трябва да бъде изпълнена възможно най-бързо. По-добре е да имате минимум подробности, които да коригирате.
   • Организирайте благодарствен прием за всички онези, които са ви помогнали, вашите служители трябва да се чувстват оценени, а вашите донори смятат, че са участвали в добра кауза.
   • Дайте на заинтересованите лица сувенири или брошури.
   • Разпределете сред спонсорите и заинтересованите хора техния дял от рецептата.
   • Публикувайте снимките на събитието на вашия уебсайт.

8. 
   

   
   Организирайте среща за оценка след събитието, за да подобрите вашата организация в бъдеще. Сега, когато сте постигнали всичко, има ли неща, които бихте могли да направите по различен начин? Какви неща са работили добре и кои не са работили? Бихте ли се съгласили да организирате отново такова събитие? Какво научихте?
   • Ако получите обратна връзка, помислете за това. Ако вашите гости не го направят, помолете вашия персонал да го направи! Какво мислят за събитието? Поне оцениха ли себе си? Разбира се, тъй като имаха бар за гранола и химикалка, нали?