Как да организираме уъркшоп

Съдържание

• етапи
• Част 1 Подготовка за работилница
• Част 2 Подготовка на работилницата
• Част 3 Шофиране на работилницата
• Част 4 Оценете семинар

Знанието как да се проведе семинар е много важно за преподаватели, бизнес лидери, учени и професионалисти като цяло. Добре подготвеният семинар позволява на участниците да придобият нови умения, информация и усещане за лични постижения. Идеалният семинар също дава възможност на участниците да си взаимодействат и да учат активно.

етапи

Част 1 Подготовка за работилница

1. Определете целта на вашата работилница. Независимо дали научавате ново умение, предоставяте информация или повишавате информираността, важно е да знаете целите на вашия семинар. Какво искате да предадете на неговите участници? Този анализ може да ви позволи да идентифицирате няколко конкретни умения, конкретна тема, която ще обхванете по време на вашата работилница или просто усещане, че искате да вдъхновите у дома. Помислете точно какво искате да постигнете и защо смятате, че тази цел е важна. Ето няколко примера.
   • Научете се да пишете убедително мотивационно писмо.
   • Научете се да съобщавате лоши новини на своите пациенти.
   • Научете 5 техники, за да убедите неохотен студент да вземе курс.
   • Научете как да създадете ефективна презентация на PowerPoint.

2. 
   

   
   
   
   Определете аудиторията си Ще се познаят ли участниците в семинара ви или ще са непознати? Ще имат ли вече познания по темата на вашата работилница или ще са напълно нови по темата? Избрали ли са да присъстват на вашия уъркшоп или това е част от задължителното професионално обучение? Отговорете на тези въпроси, за да можете по-добре да подготвите семинара си.
   • Например, ако участниците вече се познават, можете да настроите груповите си дейности много по-бързо. Ако те изобщо не се познават, ще трябва да започнете с разбиването на леда и да ги насърчите да се представят в останалата част от групата.

3. 
   

   
   Планирайте работилницата си. Планирайте да го държите сутрин или рано следобед. Тези периоди от деня наистина са тези, при които участниците ви ще бъдат по-будни и бдителни. Искате вашите участници да бъдат активни и да участват във вашите дейности. Ако можете, избягвайте да планирате семинара си в края на деня, тъй като вашите участници може да са уморени и нетърпеливи да приключат деня си.

4. 
   

   
   
   
   Печелете видимост. Разпространете флаери или окачете плакати, можете също да се свържете с фирми и фирми от вашата индустрия, за да придобиете видимост и да привлечете повече участници. Наличието на привличащо вниманието заглавие помага, но също така планирайте кратко представяне на темата на вашата работилница и защо е важно и необходимо. Планирайте комбинация от образи и изображения, за да привлечете вниманието на потенциалните си участници.

5. 
   

   
   Набиране на участници. Уъркшопът ви трябва да посещава средно от 8 до 15 души. Това не е конференция. И трябва да имате достатъчно малка група, за да може всеки да задава въпроси, да тества уменията си и да работи с други участници. Вашият семинар обаче трябва да има достатъчно участници, за да бъде ефективен. Ето защо група от 8 до 15 души е идеална.
   • Понякога няма да можете да изберете размера на вашата група участници. Ако имате много участници, намерете творчески съвети, за да не се преуморите. Например група от 40 души може да бъде разделена на 5 по-малки групи от по 8 участници. Можете също така да предоставите помощ от фасилитатори, които ще улеснят управлението на по-голяма група.

6. 
   

   
   Подгответе вашите участници. Някои семинари ще изискват известна подготовка от участниците. Например, те ще трябва да четат новинарски статии, да подготвят новина или да препрочитат работата на друг участник. Ако те трябва да свършат домашна работа, преди да проведете работилницата си, не забравяйте да я уточните и дайте инструкции за най-ясни.
   • Указанията ви трябва да са строги, ако искате вашите участници да инвестират във вашата работилница, преди да се проведе. Посочете къде и кога ще върнат домашната си работа. Трябва ли да върнат копие на ръка или просто да изпратят работата си по имейл?

7. 
   

   
   Приоритизирайте целите си. По-голямата част от работилниците са ограничени във времето. Те могат да продължат по-малко от 30 минути или да се разпространят в продължение на няколко дни. Независимо от продължителността на вашия семинар, ще имате определен период, в който да предавате знанията си на неговите участници. Вместо да се опитвате да бъдете всеобхватни за кратко време, помислете за основните знания и умения, които искате да предадете на аудиторията си. Те трябва да формират сърцевината на вашата работилница.

8. 
   

   
   Подгответе няколко техники за учене. Възрастните учат по различни начини: визуално, устно, чрез практика или разнообразие от тези методи. Не забравяйте, че не е задължително да знаете предпочитанията на вашите участници и следователно трябва да предоставите различни учебни материали. В зависимост от темата и целите на вашия семинар, осигурете материали, аудио-визуални помагала, компютърни уроци и ролеви игри.

9. 
   

   
   Подгответе карти за разпространение. На вашите участници могат да бъдат разпространени подходящи четения, казуси, списъци с ключови термини и тестове. Най-добре е да ги подготвите нагоре. Ще можете да избегнете правописни грешки или грешки на вниманието. Не забравяйте да използвате четим шрифт. Дайте на всеки документ заглавие и дата, така че вашите участници да могат да ги класифицират и използват повторно в бъдеще.
   • Ако имате много четения, които да споделите с вашите участници, можете да ги разпространите преди вашата работилница, за да могат те да се подготвят.
   • Ако планирате да разпространявате няколко документа, можете също така да предоставите на участниците свързващо вещество или папка, така че те да могат да се съхраняват по-лесно. Ако това не е първият път, когато провеждате този уъркшоп, можете също да го съставите в книжка, която ще разпространите сред аудиторията си.

10. 
    

    
    Организирайте аудиовизуалните си носители. Ако искате да проектирате презентация на PowerPoint, видеоклип или аудио клип, трябва да ги подготвите предварително. Тествайте ги у дома, за да се уверите, че работят правилно. Уверете се също, че форматът им е четлив върху материала, който ще използвате по време на вашата работилница.
    • Можете също така да говорите с техника, отговорен за помещението, в което ще се проведе вашата работилница, за да проверите дали оборудването работи правилно. Не всички проектори са съвместими например с компютри Macintosh. В някои стаи няма високоговорители и т.н. Проверете дали оборудването, което ви е на разположение, е съвместимо с технологията, която ще използвате.

11. 
    

    
    Организирайте поддръжките на вашия компютър. Ако вашите участници трябва да отговорят на въпросника на своя компютър или да участват в онлайн форум, трябва да подготвите тези материали преди семинара. Също така планирайте дали вашите участници ще донесат собствен компютър и в този случай не забравяйте да ги уведомите.
    • Ако вашите участници трябва да следват определени дейности в Интернет, не забравяйте да попитате техника дали това е възможно. Трябва да сте сигурни, че стаята е добре оборудвана с безжична интернет връзка и не забравяйте да поискате паролата.

12. 
    

    
    Набиране на персонал. Например, ще ви трябват експерти, доратори или помощници, в зависимост от темата и размера на семинара, който искате да организирате.Експерт може да представи нова медицинска техника, лектор ще може да сподели подходящи анекдоти по темата на вашия семинар, а асистент ще ви помогне да придружите голяма група от участници. Ако имате нужда от помощ при шофирането на вашия сервиз, помислете дали да го наберете предварително. Колкото по-подготвени сте, толкова по-добро качество на вашата работилница.

13. 
    

    
    Планирайте груповите си дейности. Взаимодействията в рамките на група участници правят цялата разлика между добре проведен семинар или не. По този начин можете да планирате колективните дейности, които ще бъдат подходящи за целите на вашия семинар. Не забравяйте да посочите дали тези дейности ще се провеждат по двойки, в малки групи или с всички участници. Включете достатъчно възможности всеки човек да участва активно. Ето няколко примера за групови дейности.
    • Дебатите. Разделете участниците си в две групи, всяка от които има мисия да защитава позиция.
    • Помислете-сравни-акция. Задайте въпрос на участниците. Оставете ги да помислят поотделно, след това да си взаимодействат с партньор и най-накрая да споделят своите заключения с останалите от групата.
    • Сесиите с въпроси и отговори. Ако трябва да представите много информация, включете присъстващите, като им дадете възможност да ви зададат въпроси. Можете да отговорите сами или да предложете на други участници да дадат своите отговори.
    • Ролеви игри. Дайте на всеки участник роля да приложи практически новите умения, които току-що е придобил.
    • Сеансите за размисъл. Предложете на участниците да измислят идеи. Напишете ги на флипчарт или голям празен лист хартия и след това предложете на присъстващите да обезценят резултатите си.

14. 
    

    
    Не забравяйте почивките. Обикновено сме по-фокусирани върху задачите, които трябва да свършим, когато имаме възможност да правим кратки почивки. Вашите участници също ще могат да запомнят новите си знания по-лесно. Затова планирайте поне кратка почивка от 5 минути на час. Ще имате по-малко време с вашите участници, но този, който сте оставили, ще бъде много по-продуктивен.

15. 
    

    
    Избягвайте натъпкване. Дейностите, които сте планирали, може да отнемат от 10 до 20% повече време, отколкото първоначално сте мислили. Например, ако планирате да отделите 10 минути за въпроси и отговори, тази сесия всъщност може да продължи 12 минути. Отделете достатъчно време за всяка важна дейност или тема, която искате да отразявате. Избягвайте да стискате прекалено много, тъй като може да загубите или разочаровате участниците.
    • Ако се притеснявате, че вашият семинар ще приключи твърде скоро, можете да планирате няколко допълнителни дейности, които ще подсилят опита на вашите участници. Ако имате време да ги шофирате, перфектно! В противен случай няма да е драма.

16. 
    

    
    Помислете за зареждане с гориво. Работилниците изискват много енергия и работа. За да сте сигурни, че вашите участници са в топ форма, можете да планирате здравословни напитки и закуски. В идеалния случай цената на тези закуски ще бъде включена в сумата, дарена от участниците или от организацията, която ви е възложила да ръководите семинара. Не плащайте за тези със собствените си пари.
    • Опитайте се да избягвате храни, които са твърде мазни или прекалено сладки. Те дават кратки върхове на енергия, които обаче ще паднат много бързо. Вашите участници могат да се чувстват уморени или разсеяни. Вместо това планирайте балансирани закуски като плодове, сурови зеленчуци, хумус или пълнозърнест хляб.

Част 2 Подготовка на работилницата

1. 
   

   
   Пристигане предварително. Отделете достатъчно време, за да подготвите стаята и да се чувствате комфортно. Понякога ще трябва да говорите с техника, заведения за хранене или членовете на вашия екип, преди да започне семинара. Планирайте напред с малко пари, за да се справите с непредвидени и последни проблеми.

2. 
   

   
   Подгответе оборудването си. Трябва да направите това преди да се родят участниците. Компютрите, прожекторите и високоговорителите трябва да бъдат инсталирани предварително, така че времето, посветено на вашата работилница, да бъде възможно най-продуктивно. Не искате да отделяте цялото си време за решаване на малки технически проблеми. Ако можете, помолете техническия асистент, отговарящ за стаята, който да ви помогне да инсталирате всичко, защото не е задължително да сте запознати с оборудването на място и просто защото експерт в тази област винаги ще бъде по-ефективен от начинаещ.

3. 
   

   
   Подредете столовете предварително. Начинът, по който ще подредите столовете, ще зависи от броя на участниците, размера на стаята и дейностите, които сте планирали. В идеалния случай вашата група ще бъде достатъчно малка, за да ви позволи да седите в кръг или полукръг: разпоредба, която улеснява комуникацията. Ако трябва да гледате видео или презентация на PowerPoint, полукръг или редици столове със сигурност ще бъдат по-подходящи.

4. 
   

   
   Разпределете вашите поддръжки. Ако имате чаршафи или други материали за вашата работилница, поставете ги на масите или столовете предварително, за да спестите време. Уверете се, че са подредени и че всеки има легенда. Ето и другите предмети, които ще трябва да имате предварително в стаята.
   • Закуски и напитки.
   • Имената на участниците и техният маркер.
   • Моливи и химикалки

5. 
   

   
   Добре дошли участниците. Пристигането предварително ви позволява да инсталирате стаята, да се отпуснете и да се научите да познавате хората преди да започне вашият семинар. Това ви позволява да създадете уникална връзка с всеки участник.

Част 3 Шофиране на работилницата

1. 
   

   
   Представете себе си и вашата работилница. След като всички седнат, започнете да представяте своята работилница. Не забравяйте да посочите името си и начина, по който участниците могат да ви се обадят. Също така представете защо се считате за експерт по темата и какви са целите на вашия семинар. Препоръчително е също да дадете кратко резюме как ще бъде организиран семинарът, така че всеки да може да се подготви за него. Тази презентация не трябва да трае повече от няколко минути.
   • Дори темата на вашата работилница да е сериозна, винаги можете да използвате малко хумор, за да отпуснете атмосферата и да настроите участниците в настроение.
   • Представете и образователните материали, които сте им предоставили. Например, можете да помолите хората да опишат името им на значка, да използват чаша кафе и да проверят всяка от тяхната книжка. Ако предпочитате участниците да не включат веднага компютъра си или да не започнат веднага да четат вашите учебни материали, кажете им, когато имат нужда от тях.

2. 
   

   
   Започнете с разбиването на леда. Помолете всеки участник да се представи. Ограничете тези презентации до няколко изречения, като помолите всички да отговорят на два или три въпроса, като тяхното име и това, което се надяват да научат от този семинар. Дейностите на Icebreaker трябва да са възможно най-кратки, но те са от съществено значение за отпускане на участниците и насърчаване на свободното им общуване.
   • Можете също така да предложете на участниците да отговорят на по-леки въпроси като „Кой е любимият ви филм“ или „Песента, която обичате тайно“?

3. 
   

   
   Следвайте плана си. Сега вашата подготовка ще се окаже най-полезна. Поддържайте резюмето на вашата работилница и се опитайте да я следвате колкото е възможно повече. Не се колебайте да обясните директно на участниците какво ще правите и защо. Вашият образователен план не трябва да бъде изненада за тях и те ще оценят знаят защо сте решили да организирате семинара по този начин. Например, можете да им кажете това.
   • „Ще започнем с преглед на казусите, за да разберем всички нюанси. След това ще бъдете разделени в няколко групи, за да намерите решения на този проблем. "
   • „Ще започнем, като се съсредоточим върху ключовите термини, които ще ви помогнат да овладеете този нов компютърен софтуер. Тогава ще обясня тези условия и ще отговорим на въпросник, за да потвърдим новите ви знания. Накрая ще обсъдим какво сме научили в този семинар. "
   • „Представете се с човека, който седи пред вас. След няколко минути ще започнем ролева игра, която ще се състои в това да ви поставим в обувките на образователен съветник и студент с този определен партньор. "

4. 
   

   
   Бъдете гъвкави. Разбира се, важно е да подготвите добре семинара си, но той може да се развие в зависимост от реакциите и опита на участниците. Така че, позволете известна гъвкавост, за да адаптирате вашата работилница към въпросите, притесненията и интересите на присъстващите. Можете да им предложите да изберат измежду няколко дейности, подлежащи на гласуване. Това ще ви позволи да се съсредоточите върху това, което наистина има значение за присъстващите и да премахнете излишното или ненужното съдържание.

5. 
   

   
   Заложете на интерактивни дейности. За да улеснят разбирането и усвояването на нови знания, накарайте ги да следват групови дейности, за да ги приложат на практика. Интерактивните дейности са особено ефективни при преподаването на нови техники за решаване на проблеми. Работна среща е различна от конференцията и трябва да се стремите да включите присъстващите. Дайте им възможност да ви научат на нови неща, точно както насаждате нови знания у дома.
   • Предоставяйте малко по малко вашата информация и оставете участниците да ви зададат своите въпроси.
   • Разделете участниците в няколко групи, за да завършите задача и ги помолете да се отчетат за цялата група.
   • Направете видеоклип и накарайте всеки участник да се сдвои, за да сподели своите реакции.
   • Дайте съвети как да се справите с трудна ситуация и помолете всяка малка група участници да играят роли с тях.
   • Помолете експерт да представи техника и след това помолете участниците да отговорят на въпросник по тази тема.

6. 
   

   
   Не говори много. Не трябва да се опитвате да контролирате всяка стъпка от вашата работилница. В този случай участниците могат да бъдат отегчени или разочаровани. Никога не забравяйте, че семинар и конференция са две различни неща: този формат разчита на взаимодействие, колективни дейности и работа в екип.

7. 
   

   
   Не забравяйте почивките. Нарушенията позволяват на участниците по-добре да усвояват и анализират нова информация. Посочете присъстващите кога могат да си вземат почивка и продължителността му. Това ще им позволи по-добре да се организират, за да отидат до банята, да се обадят или друга лична нужда. Не изтривайте тези почивки, дори ако ви остане време за останалата част от дейностите ви.

8. 
   

   
   Сменяйте дейността на всеки 20 до 30 минути. Липсата на внимание обикновено се появява след 20 минути същата дейност. Тези данни трябва да са за вас възможността да ви покажат по-креативни. Променете хода на дейностите си, помолете участниците да реорганизират столовете или да планират кратка почивка на всеки 20 до 30 минути, така че всички да останат внимателни и мотивирани.

9. 
   

   
   Отпуснете настроението. Дори и да се занимавате със сериозна тема, хуморът е отличен инструмент за подчертаване на информация и поддържане на аудиторията ви съсредоточена. Измислете различни начини да въведете нотка на хумор по отговорен и етичен начин, както във вашата презентация, в дискусиите си с участниците и планираните дейности. Това ще насърчи присъстващите да бъдат по-спокойни, бдителни и удобни.

10. 
    

    
    Поддържайте уважителна атмосфера. Уверете се, че към всички участници във вашия семинар се отнасят еднакво и възможно най-уважително. Това означава, че най-важните роли (като лидера на групата) трябва да бъдат разпределени справедливо. Насърчете най-дискретните или срамежливи участници. Вашата цел трябва да бъде, че всички се чувстват слушани и уважавани. Освен това избягвайте да изпращате участник (или дори ваше собствено лице), така че никой да не монополизира дискусията.

11. 
    

    
    Подгответе се за непредсказуемото. По-голямата част от работилниците ще бъдат гладки. В крайна сметка участниците искат да присъстват и да научат нови знания. Съществуват обаче определени сценарии, при които присъстващото лице няма да има желание да участва или може да обижда друг участник. Бъдете професионални каквото и да се случи и насърчавайте уважително поведение, като покажете примера Бъдете ясни в очакванията си от участниците. Ако някой от вашите участници е бурен или се опитва да сплаши друг човек, говорете с тях лично. Подчертайте важността на това, което искате да го научите и му кажете, че очаквате от него да се държи като възрастен, тоест да се държи професионално.

12. 
    

    
    Заключете семинара си. Вашето заключение трябва да представя обобщение на новите знания, които сте насадили на участниците. Обяснете целта на вашата работилница. Това ще ви позволи да се съсредоточите върху новите умения, научени от присъстващите. Направете изрично позоваване на целите, които сте представили, като представите своя семинар и обяснете защо смятате, че неговите участници са постигнали тези цели. Похвалете ги за работата и новите знания.

Част 4 Оценете семинар

1. 
   

   
   Съберете коментарите. Направете го веднага след организирането на вашия уъркшоп. Например, можете да напишете формуляр за оценка, който вашите участници могат да попълнят след няколко минути в края на семинара. Дайте им обаче достатъчно време да помислят за вашите въпроси и да им отговорят прецизно. Незабавната обратна връзка ще ви позволи да подобрите съдържанието на вашата работилница, но и да засилите процеса на обучение, предприет от вашите участници. Ето някои примери за въпроси, които можете да им зададете.
   • Какви бяха целите на този семинар? Смятате ли, че семинарът е изпълнил тези цели?
   • Кои дейности ви позволиха да генерирате най-много знания? От друга страна, кои от тях бяха по-малко педагогически?
   • Подходяща ли беше продължителността на семинара?
   • Каква педагогическа подкрепа (раздаване, четене, въпросник и т.н.) беше най-полезна? Кой от тях беше най-малко полезен?
   • Какво научихте от този семинар?
   • Според вас какво научиха останалите участници от този уъркшоп?
   • Как бихте променили тази работилница в бъдеще? Имате ли предложения за подобрение?
   • Какви други теми бихте искали да посетите уъркшоп?

2. 
   

   
   Върнете се при тях няколко дни по-късно. Попитайте участниците във вашия семинар дали можете да се свържете с тях в бъдеще, за да ги попитате за техните коментари. Някои хора се нуждаят от време, за да анализират вашата работилница. Попитайте ги за обратна връзка няколко дни или седмици, след като тя ще ви даде нов поглед върху работата ви. Можете да добавите нови въпроси като следните.
   • Лесно ли си спомнихте информацията, която научихте в семинара?
   • Все още ли мислите за тази работилница?
   • Как ви помогна тази работилница в ежедневната ви работа? Може ли да ти е помогнал повече?
   • Кои опори са най-полезни след семинара? Какви медии изхвърлихте или забравихте?

3. 
   

   
   При необходимост организирайте допълнителен уъркшоп. Ако определен брой участници имат интерес да следват по-усъвършенствана версия на вашата работилница, можете да организирате допълнителен уъркшоп. В последното ще можете да отговорите на техните въпроси, да влезете в подробности по темата или да предизвикате по-усъвършенствани версии на техниката, на която сте ги научили в първата част на вашата работилница.Уверете се, че този допълнителен уъркшоп не е твърде повтарящ се, за да остане интересен за участниците, които са последвали първата част.

• Планирайте внимателно, но не забравяйте да бъдете достатъчно гъвкави, за да промените плановете си, ако е необходимо.
• Анализирайте реакцията на вашите участници на всеки етап от семинара. Ако не сте сигурни как се чувстват към вашите дейности, не се колебайте да ги помолите да споделят своите мисли и коментари.
• Бъдете много ясни за целите на вашия семинар и как дейностите, които ще предприемете, служат на тези цели.
• Технологичните инструменти са много практични, но не забравяйте да бъдат удобни при използването им. Ако не сте много добри с презентации на PowerPoint, помолете експерт, който да ви помогне, или се обърнете към друг формат.