Как да организирате вашия офис

Съдържание

• етапи
• Част 1 Изпразнете офиса
• Част 2 Пренареждане на офиса
• Част 3 Насърчаване на ефективността

Както често се казва, „разхвърляното бюро е знак за разстроен дух“. Поддържането на чисто и организирано работно пространство ще има невероятен ефект върху вашата производителност, фокус и способност да намерите всичко необходимо. Може да се изненадате от собствената си ефективност в работата си, след като почистите кашата на бюрото си. Всичко, от което се нуждаете, е малко време, дисциплина, за да изхвърлите нещата, които не ви трябват, и система, за да сте сигурни, че всичко пасва.

етапи

Част 1 Изпразнете офиса

1. Започнете от нула. Ще се организирате по-лесно, ако започнете с празен офис. Премахнете всичко по него. Извадете предметите от чекмеджетата (ако има такива). Поставете всичко на отделна маса или на пода за сортиране по-късно. След като премахнете всичките си неща от офиса, ще бъде по-лесно да си представите как искате да го организирате.
   • Вероятно ще ви отнеме повече време, за да подредите нещата, които са на бюрото един след друг и да решите кои да изхвърлите.

2. 
   

   
   Почистете офиса отгоре надолу. Насладете се на чистия празен офис. Прах и избършете отгоре с много повърхностен почистващ препарат. Третирайте инкрустирани петна и полирайте драскотини върху дървени бюра. Ще изглежда като ново, след като приключите.
   • Уверете се, че сте премахнали всичко от офиса, преди да започнете да почиствате. В противен случай ще трябва да чистите около базара.

3. 
   

   
   
   
   Изхвърлете старите неща, които не използвате. Вземете всички неща, които имате извън офиса си, и ги разделете на две купчини: една за нещата, които ще изхвърлите в кошчето, и една за нещата, които искате да запазите. Не се мърдайте. Отървете се от възможно най-много ненужни неща, докато не останете с голите неща. По този начин ще ви бъде по-лесно да поддържате бюрото си чисто.
   • Хората често са привързани към предмети, които не използват и които не са свикнали с тях. Разбийте ненужния бизнес, за да ви даде повече спокойствие, след като приключите.
   • Не забравяйте да хвърляте боклук, който намерите, докато почиствате офиса си. Те също могат да разчитат на голяма част от разстройството.

   
   

   
   Актуализирайте пространството си. Огледайте бюрото си и намерете всичко, което е остаряло. Това включва календари от минали години, имейли, на които имате или не сте отговорили, и дори стари снимки. Заменете тези обекти с актуализирани версии. Хвърлете ги в кошчето или ги съхранявайте на специално място. Всичко на вашето бюро трябва да е ново и готово за употреба.
   • Имате право да държите на неща, които имат сантиментална стойност. Ако имате стара снимка, подарък или сувенир, който искате да запазите, съхранявайте го на безопасно място и не позволявайте да се натрупва на бюрото ви.

Част 2 Пренареждане на офиса

1. 
   

   
   
   
   Променете оформлението на вашия офис. Сега е време да върнете нещата си на бюрото, но не е нужно да ги поставяте обратно там, където са били. Измислете нови начини да реорганизирате офиса си, за да се възползвате от пространството, което имате. Може да решите да поставите нещата на тяхно място, но от обратната страна на офиса или можете да изберете ново място за тях. Разработете споразумение, което ще ви помогне да останете фокусирани, докато работите.
   • Реорганизацията на вашите неща на бюрото е малка промяна, която обаче би трябвало да е монотонността, която чувствате, когато седнете да работите и винаги виждате едни и същи неща на едни и същи места.
   • В Китай има дори изкуство, посветено на организирането на предмети от ежедневието. Това е "фън шуй" и тези терапевтични психологически ефекти са добре демонстрирани.

2. 
   

   
   Напълнете с нов бизнес. Липсват ви хартия, химикалки или скоби? Отидете в магазин за офис консумативи и изберете необходимото оборудване. Направете списък, за да не забравите нищо. Съсредоточете се върху нещата, които използвате много и са склонни да изтекат бързо. Когато дойде време за работа, ще имате всичко необходимо.
   • Дори ако работното ви място ви осигурява всички необходими офис материали, трябва да държите под ръка някои от тях, които принадлежат на вас (например любимият ви тип химикалка може да ви направи по-удобни).

3. 
   

   
   Помислете за организацията на вашия бизнес. След като имате добра представа за външния вид, който искате да придадете на вашия офис, създайте своя бизнес там, за да увеличите максимално производителността си, като същевременно елиминирате всякаква каша. Например, запазете средата на офиса за вашия компютър, като същевременно държите важните предмети и документи под ръка. Освен че ще улесни работата ви, това ще ви помогне да не губите време за търсене на вашите вещи, защото те ще бъдат складирани логично.
   • Вашата интуиция обикновено ще бъде най-доброто ви ръководство да ви каже къде трябва да опаковате нещата си. Ако търсите определени неща на определени места, това е може би най-доброто място да ги оставите.

   
   

   
   Добавете малко стил. Вашата цел е да получите чист и организиран офис, но това не означава, че трябва да бъде скучно. Добавете някои декоративни щрихи, за да придадете повече индивидуалност. Някои фоторамки, малка статуя или забавна чаша за кафе могат да оживят пространството и да го затоплят.
   • Ако работите в кутия или в офис, можете да донесете някои предмети от бита, за да се преборите с настроението на работата.
   • Окачете плакати и плакати на стената, които ще ви мотивират да работите здраво.

Част 3 Насърчаване на ефективността

1. 
   

   
   Дръжте основни неща под ръка. Ако осъзнавате, че често трябва да се движите, за да достигнете даден обект, трябва да сте сигурни, че той остава по-достъпен. Помислете за ходовете, които често правите, за да достигнете до нещо на бюрото си и подредете нещата си по важност. Следването на този подход ще улесни намирането и използването на вашия бизнес.
   • Моливите и моливите, хартията, тетрадките, комуникационните устройства и цифровите аксесоари трябва да се съхраняват на открито или някъде, където можете лесно да ги достигнете.
   • Разделете моливите и химикалките в чаша, за да ги държите заедно и готови за употреба, без да заемате твърде много място.
   • Оставете скоби и телбодове за хартия близо до принтера или там, където обработвате документите си.
   • Можете да печелите до един час на ден, като намалите времето, необходимо за намирането на вашите неща в кашата на вашия офис.

2. 
   

   
   Съхранявайте елементи, които използвате често под ръка. Несъществени предмети, които често използвате, могат да се съхраняват в чекмеджетата, за да можете да ги извадите, когато имате нужда от тях. Дръжте горните чекмеджета за неща, които заемат място и неща, които използвате често, но не е необходимо да се държат над бюрото.
   • Например може да откриете, че използвате компютъра, таблета или други електронни устройства по-често от химикалки или хартия, за да завършите работата си. В този случай тези вторични материали трябва да се съхраняват на една ръка разстояние, за да оставите място на бюрото за вашите електронни устройства.
   • Ако имате много по-малки предмети, можете да закупите тави за съхранение на чекмеджетата си. Те ще се адаптират към пространството в последната и имат отделения с различни размери, за да поддържат всичките ви вещи видими и добре организирани.
   • Направете си ментален списък на приоритетното местоположение на всяко нещо. Ако използвате даден артикул често или е важно да го държите под ръка, можете да го оставите на бюрото си. Ако имате нужда само от време на време, можете да го държите безопасно в чекмедже. Ако рядко го използвате или не се побира на бюрото, трябва да намерите друго място, за да го запазите.

   
   

   
   Съхранявайте ненужната каша далеч от офиса. Каквото и да решите да запазите, но което не използвате често, трябва да се съхранявате на друго място, за да не се натрупват и да не ви затрупват.Това включва вашите лични вещи, закуски, напитки и джаджи, които използвате само в редки случаи. Писмените документи трябва да се съхраняват в папки, които подреждате заедно в малък килер, докато останалите трябва да се съхраняват в долното чекмедже или друг килер, ако няма да го използвате. Избягвайте възможно най-много да слагате неща на бюрото си, с изключение на тези, от които се нуждаете.
   • Опитайте да вземете навика да съхранявате вещите си, след като ги използвате. В противен случай те ще са склонни да се натрупват на бюрото ви или да пълнят чекмеджетата ви бързо, ако не обърнете внимание.

3. 
   

   
   Използвайте пощенска количка за вашите документи. За да ви е по-лесно да се справите с цялата си документация, трябва да инвестирате в пощенска кошница. Това са плитки многостепенни кошници, които ви позволяват да изберете един етаж за скорошни документи и друг за връщане на документи, както и за поща без отговор или която вече сте върнали. Съхранявайки документите си в пощенска кошница, папки и малък шкаф, вие ще избегнете разпадането на бюрото си под документите.
   • Пощенската кошница или множество кошници, подредени една върху друга, могат да ви помогнат да премахнете струпването, създадено от документите на бюрото ви.
   • Резервирайте кошница за документите, които сте попълнили или трябва да попълните, друга за пощата, на която трябва да отговорите или вече сте отговорили и т.н.

4. 
   

   
   Пазете контрола върху споделената работна зона. Някои хора трябва да използват споделен офис или споделена кутия по време на работа или офисът ви може да се окаже близо до други бюра, оставяйки ви доста ограничено работно пространство. Все още можете да предприемете стъпки, за да контролирате това споделено пространство.
   • Първо, трябва да сте сигурни, че имате ясни граници за това кой притежава какво. След това можете да започнете да организирате своя собствена секция, като увеличите максимално нейното съхранение и ефективност.
   • Поставете етикет на личните си вещи и ги дръжте до мястото, където седите. Определете документите, които ви принадлежат и ги съхранявайте в отделни подвързвания, които след това ще поставите в чекмеджетата или в килера.
   • Вземете решение за общото пространство, в което да съхранявате вещите, които споделяте, за да не се разстройва бавно в личното ви пространство.
   • Носете чанта или кърпа, за да помогнете за съхраняването на вашите вещи. Ако работите в споделено пространство, може да не успеете да запазите толкова много консумативи и аксесоари, колкото искате на бюрото и в чекмеджетата.
   • Навикнете редовно да съхранявате и почиствате, за да поддържате чистия си офис или работно място. Колкото повече хора са концентрирани в затворено пространство, толкова повече отпадъци, документи и разстройство се натрупват.

• Запазете минимум лични вещи и декорации, когато организирате офиса си по време на работа. Колкото повече обекти имате на работния си плот, толкова повече пространство ще се чувствате хаотично и неорганизирано.
• Уверете се, че сте намерили офис стол, който дава добра подкрепа на гърба ви. Ако не поддържате добра стойка, това може да повлияе на вашето здраве и настроение.
• Настройте система за съхранение, за да знаете винаги какво вече е готово, какво трябва да бъде завършено и какво можете да изхвърлите. Организирайте проекти въз основа на тяхната важност и напредък.
• Дръжте кошница за отпадъци в близост до офиса си, за да я изхвърлите веднага. Ако го отложите, те ще се натрупат.
• Поставете етикети върху чекмеджетата, за да разберете къде са вашите неща, така че не е нужно да търсите навсякъде, когато имате нужда от тях.
• Купете и използвайте прости кутии за съхранение, за да ви помогне да управлявате кашата. Ще трябва да държите някои елементи под ръка, докато ги съхранявате някъде. Можете да ги поставите под бюрото, съседната врата или дори в друга стая.
• Ако обичате да се занимавате, можете да опитате да направите свои собствени помощни средства за съхранение с уникални и персонализирани материали.
• Ако нямате достатъчно място на бюрото за лампа, купете такъв с чифт клещи, който прикрепите към ръба.
• Отървете се от всички възможни разсейвания. Това ще ви помогне да останете психически организирани.
• Закупете шкаф за подаване, перфоратор и разделители, за да организирате документите си.
• Ако имате компютър на работния си плот, трябва да организирате вашите файлове. Също така трябва да помислите за почистване на вътрешността на компютъра и лаптопа.
• Опитайте се да държите удобен бележник в случай, че искате да напишете нещо.

• Уверете се, че помните къде съхранявате нещата си. Ако имате много инструменти, джаджи или папки, които трябва да запомните, можете да направите списък с местоположението на всички неща във вашия офис, които да ви помогнат да останете организирани.
• Кашата на бюрото ви ще намали производителността ви. Отидете лесно и ще бъдете по-ефективни в работата си.