Как да се справим с вземанията

Съдържание

• етапи
• Част 1 Определяне на кредитните практики
• Част 2 Клиенти за фактури
• Част 3 Проследяване на вземанията
• Част 4 Прилагане на счетоводни методи за вземане на сметки

Ако притежавате кредитна институция и предоставяте кредит на клиентите си, важно е да определите процедурите за търговски вземания. Кредитен клиент е, когато разрешите на клиента да получи услуга или незабавно да владее продукт в замяна на обещание да ви плати по-късно. С други думи, вие му позволявате да овладее вашите продукти, преди те дори да ви платят. Ако приемате кредитни карти, дружеството, което издава, управлява рисковете. В случай, че клиентите трябва да плащат с чек или в брой, трябва да проверите плащанията и да управлявате рисковете. Справянето с търговски вземания се състои в установяване на процедури за отпускане на кредит, генериране на фактури, водене на извлечения за дължими и получени плащания и извършване на счетоводни функции.

етапи

Част 1 Определяне на кредитните практики

1. 
   

   
   Разработете процедура за кандидатстване за кредит. Определете дали искате да дадете кредит на физически лица или само на компании. Помолете всички свои клиенти да попълнят заявление, за да оценят тяхната кредитоспособност. Проверете сметките на всички кандидати за кредит.
   • Лицата трябва да предоставят своето име, информация за контакт, информация за заетостта и номер на социалното осигуряване.
   • Предприятията трябва да предоставят името на бизнеса си, информацията за контакт на своя счетоводен отдел, кредитната история на други компании и имената на техните директори.

2. 
   

   
   Установете общите условия за продажба. Разработете документ, обясняващ вашите нужди и задълженията на клиента. Посочете и срока на плащане. Например, можете да посочите, че плащанията трябва да бъдат извършени в рамките на 30 дни след покупката. Посочете размера на лихвата, дължима за забавено плащане. Укажете, че клиентът ще трябва да заплати таксите за върнатите чекове или събиране на задължения.
   • Кандидатите за кредит трябва да могат да подпишат формуляра, за да потвърдят, че са прочели и разбрали клаузите.

3. 
   

   
   
   
   Спазвайте законите за потребителския кредит. Потребителският кредит е договор, чрез който кредитор предоставя на кредитополучателя (физически лица или финансови корпорации) възстановима сума пари за финансиране на покупки на стоки и услуги. Във Франция законът на Лагард реформира потребителския кредит, за да защити потребителите. Този закон налага и нови задължения на кредиторите. Ето някои разпоредби, които този закон предвижда.
   • Кредиторите не трябва по никакъв начин да рекламират, че кредитът подобрява ситуацията на клиента.
   • Заемателят е свободен да избере застраховката, която му е най-подходяща.
   • Кредитните институции са длъжни да проверят кредитоспособността на кредитополучателя и да гарантират, че кредитополучателят не е регистриран във файла FICP.
   • За да научите повече за законите, регулиращи потребителския кредит, вижте тази статия.

Част 2 Клиенти за фактури

1. 
   

   
   
   
   Разберете какво представлява сметката. Фактура е документ, който купувачът получава от продавача в момента на продажбата. В него са описани подробно продуктите и услугите, които са продадени, тяхната цена и датата, на която се очаква плащане. Фактурата е различна от разписката. Разписка за покупка се издава само ако клиентът плати изцяло в момента на покупката. Ако той плати на по-късна дата или поетапно, трябва да му издадете фактура.
   • Фактурата е различна от декларацията. Извлечение се изпраща на клиента с една или повече текущи фактури и уточнява общата дължима сума. Основната му роля е да опрости процеса на таксуване.

2. 
   

   
   Изберете начина си на таксуване. Предлагат ви две опции: можете сами да издадете фактурите или да наемете компания, която да го направи. Ако тепърва започвате, направете го сами. Ще можете да задълбочите знанията си относно финансите на вашата компания. По-късно можете да дадете тази задача на друг човек.

3. 
   

   
   Включете цялата фактура във фактурата. Ясно напишете сметката на думата. Включете информация за идентифициране на клиента и продуктите или услугите, които са били предоставени. Не забравяйте ясно да посочите името си, името на вашата бизнес единица и адреса, на който клиентите трябва да изпращат плащания.
   • Задайте уникален номер на всяка фактура.
   • Ясно посочете датата.
   • Посочете името и адреса на клиента, както и името и адреса на вашата компания.
   • Ясно посочете закупените продукти или услуги, както и датата на закупуване.
   • Посочете дължимата сума и датата на плащане на плащането.

4. 
   

   
   Изберете да издадете електронни или хартиени фактури. Можете да изпращате фактури на хартия по пощата, електронни фактури по имейл или и двете. Клиентите трябва да посочат как биха искали да получат сметките. Електронното фактуриране е по-удобно и по-евтино от фактурирането на хартия. Някои клиенти обаче не обичат да разкриват финансова информация онлайн. Освен това, ако клиентът промени електронния си адрес, може да имате проблеми с него.

5. 
   

   
   Опитайте да прикачите плик за отговор към сметката. Клиентите ще могат да изпращат плащането си по-лесно. Въведете адреса си директно на плика. Ако желаете, вземете плик за прозорец, отпечатайте адреса си върху фактурата и помолете клиента да се увери, че адресът ви се показва в прозореца. Ако клиент обикновено плаща онлайн или лично, отбележете го. Ако клиентът не иска да получи плик за отговор, спестете този разход.
   • За да улесните процеса на плащане, създайте система за директен депозит за автоматично приспадане на фактурирани цени по фактуриране на вземания. Като цяло е лесно да настроите такава система чрез банките си.

Част 3 Проследяване на вземанията

1. 
   

   
   Изберете за система за управление на дълга. Може да предпочитате офлайн системи за ръчно въвеждане на данни, използващи Excel. Ако вашата компания се разраства, можете да автоматизирате процеса на управление със софтуер за управление на дълга, като QuickBooks. Можете също така да използвате уеб-базирани инструменти за финансово управление като Mint или FreshBooks.

2. 
   

   
   Използвайте ръчна система за отчитане на кредити. Ще имате възможност да подготвите електронна таблица в Excel. Създайте колони за дата, име на клиента, дължима сума, номер на фактура и дата на плащане. Въведете информацията в диаграмата, за да изпращате сметките си и да получавате плащания.
   • Ще трябва да създадете шаблон за фактура и да го използвате за издаване на всички ваши фактури.
   • Съхранявайте файл с вземания и папка с платени фактури.
   • Неплатените фактури се съхраняват във файла с вземания.
   • След като фактурите бъдат изплатени, ги изтрийте директно от файла с вземания и ги поставете в папката с платените фактури.

3. 
   

   
   Проследявайте вземанията с помощта на софтуер. Ако използвате счетоводен софтуер с опция за вземане, можете да го използвате, за да следите лесно фактурите и дължимите плащания. Можете директно да редактирате информацията за клиентите и продажбите в системата. Това ще ви позволи автоматично да генерирате хартиени и електронни фактури. Ако системата използва интернет, можете да изпращате фактури директно на клиентите по имейл. Имате възможност да изготвите отчет, който ще ви каже кои фактури са все още неизплатени, така че не е нужно да съхранявате отделни хартиени файлове за платени и неплатени фактури.
   • Със счетоводен софтуер можете също да класифицирате фактури в хронологичен ред. Този процес се състои в разделяне на неплатени фактури по броя на дните закъсняло плащане, което ви позволява да приложите политика за събиране, която предвижда определени мерки, когато плащанията закъсняват с 30, 60 или 90 дни.

4. 
   

   
   Издавайте месечни извлечения на сметки на клиенти. Извлечението по сметката е различно от фактурата. Издава се веднъж месечно и подробно описва всички суми, които остават дължими по старите фактури. В извлечението от сметката се посочват и получените плащания. И накрая, в този документ се посочва всяко пренесено салдо, което остава неплатено. В случай на неплатени сметки трябва да има система за идентифициране, проследяване и възстановяване на неизплатени сметки.

Част 4 Прилагане на счетоводни методи за вземане на сметки

1. 
   

   
   Използвайте счетоводен софтуер за автоматизиране на процеса. Счетоводният софтуер не само ще ви позволи да произвеждате фактури, но и автоматично ще настрои месечните си финансови отчети. Предимството на такава автоматизация е, че ви спестява много време и улеснява работата ви, вместо да се налага ръчно да въвеждате същата информация повече от веднъж. Друго предимство на тази система е, че имате по-малко грешки, когато въвеждате различни суми или информация за различни отчети.

2. 
   

   
   Направете изявление за продажбата на услуги на кредит. Първо, кредитирайте сметката за продажби с дължимата сума за услугата. След това дебитирайте вземанията за същата сума. Когато клиентът плати, дебитира текущата сметка на платената сума. След това кредитирайте сметката на клиента за същата сума.
   • Да предположим, че изпращате сметка на 5000 долара на клиент за предоставяне на услуга.
   • Прекарайте дебитна запис от 5000 евро на вземания. В баланса вземанията, които се появяват в актива, се увеличават.
   • Похарчете писмо до кредита от 5000 евро за продажби. Увеличение на продажбите във финансовите отчети.

3. 
   

   
   Направете изявление за продажбата на стоки на кредит. Първо, поставете записи в журнала, за да записвате продажбите и свързаните с тях вземания. Точно както направихте за услугата, трябва да кредитирате вземания от продажби и търговия. След това помислете за намаляване на продадените на клиента запаси като разход и го спестете.
   • Да предположим, че сте направили бизнес сделка на стойност 10 000 долара, в която сте продали стоки на стойност 7 000 долара на клиента.
   • Прехвърлете кредитен запис от 10 000 евро при продажби и дебитен запис от 10 000 евро за вземания.
   • След това напишете дебит от 7 000 евро към цената на продадените стоки. Това е под формата на разход във финансовите отчети. След това напишете кредитен запис от 7 000 долара в акаунта на инвентара. Липсата на материални запаси намалява със 7 000 евро в баланса.

4. 
   

   
   Публикувайте лоши дългове. Най-добрият метод за признаване на лоши дългове е да се изчисли броят на неплатените фактури, натрупващи се всеки месец в записите в дневника. С тази техника е възможно да се записват лоши дългови разходи през същия месец, в който са издадени фактурите.Той е в съответствие с принципа на съгласуване, при който всички разходи трябва да се признават в същия месец като генерираните приходи.
   • Ако не натрупате лоши дългове и просто очаквате да отчетете лоши задължения, когато клиент не плаща, това нарушава принципа на съгласуване.
   • Например, ако прецените, че фактура в размер на 40 000 евро няма да бъде изплатена в рамките на един месец, продължете да регистрирате разход в размер на 40 000 евро по сметката за лоши дългове. Това се показва като разходна позиция във вашия финансов отчет.
   • Освен това поставете счетоводна запис на кредит на същата сума в сметката за обезщетение за съмнителни сметки в баланса.
   • Когато идентифицирате сметки, които остават неплатени, трябва само да изтеглите пари от сметки за лоши дългове и кредитни сметки.

5. 
   

   
   Публикувайте отстъпки за ранно плащане. Ако предложите отстъпка за авансово плащане, клиентът ще плати по-малко от общата сума по фактурата. След това запазете спреда като намаление на печалбата в сметката за отстъпки от продажби. Това ще ви позволи да проверите несъответствията в отчета за доходите.
   • Да предположим, че изпращате сметка на стойност 1000 долара на клиент и му давате 10% отстъпка или 100 евро за плащане 10 дни по-рано. Този клиент обаче плаща само 900 €.
   • Преминете запис от 1000 евро на вземания.
   • Дебит 900 € за продажби и 100 € за сметка на продажбите.

6. 
   

   
   Подгответе исторически отчет за търговските вземания. Такъв отчет ще ви даде подробности за всички неизплатени фактури. Той е структуриран да показва колко стари са сметките. Например, може да има колони за текущи сметки, тези с забавено плащане от 0 до 15 дни, 16 до 30 дни, 31 до 45 дни и повече от 45 дни. Можете да го използвате за оценка на лош дълг. Можете също да използвате този отчет за идентифициране на фактури, които изискват последващи действия.