Как да напиша отчет за дейности

Съдържание

• етапи
• Метод 1 Включете необходимата информация
• Метод 2 Форматирайте отчета
• Метод 3 Отнасяйте се с представянето на доклада

Написването на доклад за напредъка може да изглежда много трудно.Това упражнение обаче ви дава отлична възможност да общувате с началниците си. Запишете най-важната информация в началото на доклада. Ще трябва също да предоставите подробности за бюджета и срока на проекта си, след което да опишете постиженията и предизвикателствата. Бъдете кратки и точни в писането си. Със сигурност, вашият мениджър ще оцени добре структурирания, кратък, но информативен доклад.

етапи

Метод 1 Включете необходимата информация

1. 
   

   
   Събирайте данни за бюджета и планирането. В повечето проекти докладът за напредъка се занимава с два важни въпроса, а именно бюджета и програмата. Вашият мениджър иска проектът да бъде завършен навреме и по възможност в рамките на отпуснатия бюджет.
   • Информацията вероятно ще бъде изчерпателна. Ще трябва да определите и включите детайлите, които ще позволят завършването на проекта. Например, ако целта е да се произведат 1000 тениски и ако бюджетът е 500 евро, ще е необходимо да се идентифицират необходимите за производството материали и да се уточни дали те вече са на ръка или дали трябва да бъдат наредено.

2. 
   

   
   Разбийте основните цели на по-малки стъпки. Този подход, който се състои в намаляване на важните задачи на по-малките работни места, ще ви помогне по-лесно да оцените напредъка, постигнат за постигането на тези цели. Започнете с посочване на вече установените срокове, след това опитайте да определите времева линия, подходяща за постигане на предложените цели.
   • Например, ако трябва да произвеждате 1000 тениски за период от 4 месеца, можете да разделите тази работа, за да произвеждате 250 тениски месечно. Ако вашият екип е произвел 300 тениски през първия месец, можете да напишете, че сте предсрочно.

3. 
   

   
   
   
   Избройте постиженията. Целта на доклада за напредъка е да даде възможност на ръководството бързо да разбере какво е работило добре и какво е в застой. Поставете постиженията в началото и се съсредоточете върху важните стъпки. Включете колкото е възможно повече подробности.
   • Ако работите в екип, говорете с колегите си за положителните страни на проекта. Посочете в отчета си колкото се може повече имена.
   • Не се примирявайте с общи положения. Бъдете конкретни и включете номера, когато е подходящо.

4. 
   

   
   Намерете решения за решаване на проблеми. Ако идентифицирате трудности, не се опитвайте да ги скриете. Бъдете честни с шефа си. Попитайте проблемите и предложете решения. Постарайте се да предложете много варианти за избор на този, който е най-подходящ за вас.
   • Да предположим, че вашият проект е предсрочно, но бюджетът е надвишен, можете да предложите да ускорите производството, да наемете друг служител или да увеличите бюджета.

5. 
   

   
   
   
   Определете важните стъпки. По време на завършването на проекта, второстепенните етапи представляват важни показатели и трябва да бъдат реализирани, за да продължат проекта. Като вземете предвид настоящата ситуация, ще трябва да планирате следващата важна стъпка.
   • Да предположим, че вашето производство е било 250 ризи за 28 дни. Можете да очаквате, че следващите 250 папки ще бъдат завършени за същия брой дни от датата на отчета за напредъка.

6. 
   

   
   Добавете всички важни данни на проекта. Включете в доклада си човешко измерение, представяйки членове на екипа, които са свършили изключителна работа или са оказали положително влияние върху напредъка на проекта.
   • Например, можете да напишете, че „проектът е предсрочно, до голяма степен се дължи на усилията на Сали Мартин, която миналата седмица работеше извънредно време 3 дни“.

Метод 2 Форматирайте отчета

1. 
   

   
   Следвайте модел, ако вашият бизнес го изисква. Не забравяйте да зададете въпроса, защото много компании молят служителите си да пишат доклади за напредъка въз основа на предварително установен шаблон. Ако вашата компания прилага тази формула, шаблонът ще ви помогне да организирате своя отчет и да включите исканата информация.
   • Ако няма шаблон, вашата система за електронна обработка може да съдържа такъв. Можете също да намерите шаблони онлайн, като напишете следните ключови думи: „модел на отчета за напредъка“. Проверете дали шаблонът, който качвате, отговаря на вашите нужди. Можете да го покажете първо на шефа си, преди да го използвате.

2. 
   

   
   Изберете ясно заглавие. Важно е да се включат името на проекта и датата, обхванати от доклада. Ако трябва да напишете няколко доклада, всички те трябва да бъдат озаглавени по един и същи начин.
   • Например, вашето заглавие може да бъде „Статус на поръчка на Паркър през август 2018 г.“. Докладът за следващия месец ще бъде озаглавен „Ситуация с поръчки на Паркър през септември 2018 г.“.
   • Преди да изберете заглавието си, проверете дали вашата компания няма конкретни инструкции за заглавията на отчета за напредъка.

3. 
   

   
   Напишете a резюме на първата страница. Като цяло директорите са заети и вашите вероятно няма да имат време да прочетат целия ви доклад. Така че резюмето ще му даде най-важната информация и ще му позволи да има точна представа за съдържанието на вашия доклад и за напредъка на проекта.
   • Ето пример за обобщение на доклад за „Ситуацията с поръчките на Паркър през август 2018 г.“: „Поръчката на Паркър е предсрочно. Въпреки това използвахме 50% от отпуснатия бюджет, за да покрием само 30% от общата поръчка. Ускоряването на производството може да помогне за по-ниски разходи. "

4. 
   

   
   Разделете отчета на секции. Четенето на дълги параграфи често е доста трудно и отнема време. Ето защо, за по-голяма яснота, най-добре е да използвате кратки параграфи и обозначени списъци. По този начин вашата йерархия може лесно да чете доклада.
   • Например, вашият доклад може да включва раздел за постижения, друг за предизвикателствата, които трябва да бъдат решени, и трети за предложените решения.

Метод 3 Отнасяйте се с представянето на доклада

1. 
   

   
   Започнете да пишете добре предварително. Определете кога ще трябва да изпратите своя отчет. След това определете натовареността си, така че да имате време да я напишете. Така няма да се налага да действате набързо и да го пишете в последния момент.
   • Ако работите върху дългосрочен проект, по-добре е да създадете „шаблон“ за своите отчети за напредъка. Тази формула ще помогне и на вашия мениджър, тъй като той ще знае точно къде да намери нужната информация във всеки отчет.
   • Ако има номера за актуализиране, преди да изпратите отчета, публикувайте напомняния, за да не забравите да го направите.

2. 
   

   
   Отговорете на очакванията на вашия мениджър. Просто адаптирайте доклада си, за да подчертаете важните за него точки. Ако не сте сигурни в модела и предпочитанията на вашия мениджър, помолете да видите доклади за напредъка на предишната работа, които са били валидирани преди това.
   • Например, ако вашият директор предпочита хронологично представяне, помислете за стартиране на отчета с раздел, наречен „Прогресът през тази седмица“, последван от друг раздел за „предприемане на действия“.

3. 
   

   
   Оптимизирайте отчета си. За целта трябва да вземете предвид носителя, на който ще бъде предаден. Ако изпратите цифров файл, можете да включите връзки към уебсайтове или дори движещи се изображения и видеоклипове, ако е необходимо. Но ако докладът е в хартиен формат, няма да се налага да прикачвате такива елементи.
   • Също така ще вземе предвид средствата за четене. Например, ако изпращате цифрова папка по имейл, уверете се, че всички елементи могат да се възпроизвеждат на мобилно устройство.

4. 
   

   
   правилен и редактирайте отчета си. Не разчитайте само на проверката на правописа и граматиката на вашия софтуер за обработка на електронна поща. Пишете кратки изречения и избягвайте излишните съкращения.
   • Стремете се да сте кратки и директни. Избягвайте да използвате жаргон, за да не изглежда да се опитвате да скриете нещата или да не овладеете правилно въпроса.
   • Прочетете доклада си на глас. Ако се спънете в изречение, това означава, че вашето писане е неясно.

5. 
   

   
   Създайте илюстрации, ако е необходимо. Някои мениджъри предпочитат бързо да знаят ефективността, постигната при изпълнение на проект. Включете обаче илюстрации само ако сте били помолени да го направите или ако смятате, че те подобряват качеството на доклада.
   • Например, за да покажете, че разходите са добре овладени, можете да поставите зелена светлина за бюджета. От друга страна, ако закъснявате с програмата за реализация, можете да поставите жълта светлина към съответния раздел.