Как да напиша отчет

Съдържание

• етапи
• Част 1 Подготовка
• Част 2 Бележки по време на срещата
• Част 3 Писане на протокола
• Част 4 Използване на шаблони за протоколи за срещи

Вие сте избрани или назначени за секретар на вашата комисия. Честито! Но дали вече сте си водили бележки, подготвени и изготвени протоколи? Независимо дали прилагате правилата на процедурен кодекс за съвещателни събрания, като Правилата за ред на Робъртс или Моринния кодекс, или разработвате вашите минути по свой начин, ще трябва да следвате определени методи, за да постигнете високи постижения.

етапи

Част 1 Подготовка

1. 
   

   
   Запознайте се с процедурите за срещи на вашата компания. Ако секретарят трябва да изготви официален доклад, за предпочитане е да се поинтересувате относно процедурния кодекс, който ще се прилага, а именно Код Морин или друго. В не толкова официална обстановка определете какво да включите в протокола и как ще бъдат използвани.
   • Като докладчик не е необходимо да знаете всички процедурни правила. Би било полезно обаче да имате копие от кода или да поискате от президента конкретен отговор на всякакви въпроси.
   • Запознайте се с вашата роля. Някои докладчици не се намесват директно в дебатите, докато други правят бележки, докато участват в дискусията. И в двата случая секретарят не трябва да играе друга важна роля, като председател или фасилитатор.

2. 
   

   
   
   
   Подгответе модел. Протоколите за срещи имат почти подобно съдържание. Шаблон ви позволява да стандартизирате представянето на вашите минути за лесен преглед. Можете също да изтеглите примерни шаблони за минути. Оставете достатъчно място за поне изброените по-долу елементи.
   • Името на организацията.
   • Видът на срещата. Има ли редовно годишно или седмично заседание, малко заседание на комисията или заседание, свикано със специална цел?
   • Дата, час и място. Оставете място, за да запишете началното и крайното време на сесията.
   • Името на председателя или модератора на срещата и името на секретаря или заместниците.
   • Списъкът на участниците и отсъства извинен, Всъщност това е листът за присъствие. Обърнете внимание, ако е постигнат кворумът, т.е. ако броят на подаръците е минималният необходим за гласуване.
   • Оставете място за подписа си. Като секретар винаги ще трябва да подписвате работата си. Може да е необходим допълнителен подпис, когато протоколите трябва да бъдат одобрени, но това зависи от процедурите на вашата компания.
   • Ред за деня, ако има такъв. Ако не сте съставили дневния ред сами, помолете председателя или модератора за срещата да ви даде копие, което ще бъде полезно за организирането на вашите бележки.

3. 
   

   
   
   
   Имайте тефтер или лаптоп със себе си. Уверете се, че ви е удобно с вашето оборудване. Ако често пишете минути, имайте лаптоп за тази цел или създайте папка на вашия компютър.
   • Ако сте подготвили протокола от предишна среща и тя не е представена за одобрение, не забравяйте да се измиете и с вас.
   • Касетофонът може да ви помогне да напишете минутите по-късно, но няма да замени воденето на бележки. Ако записвате процедурите по време на срещата, уверете се, че всички присъстващи са съгласни. Издържайте на изкушението да възпроизведете твърденията на участниците дума по дума.
   • Ако научите стенография, ще правите бележки по-бързо, но няма да е необходимо да възпроизвеждате всичко, което участниците казват, за да напишат вашите минути. Всъщност трябва да избягвате да го правите по този начин.
   • Ако сте поканени да правите бележки публично, използвайте проектор или флипчарт. Подредете внимателно бележките си, за да можете лесно да ги използвате за записване на минутите.

Част 2 Бележки по време на срещата

1. 
   

   
   Разпределете информационния лист. Щом всички са там, разпространете лист или повече, ако има много участници. Той ще бъде използван от всеки, за да напише своето име и информация за контакт. Този списък ще бъде използван за попълване на раздела на протокола, запазен за записване на имената на лицата, участвали в срещата. Можете също да прикрепите самия лист към минутите.
   • Ако не знаете мнозинството от присъстващите, направете план за таблицата и го попълнете, когато помолите всички да се представят. Дръжте списъка удобен, докато си правите бележки, за да можете да се обаждате всеки по име, ако е необходимо.

2. 
   

   
   Напълнете своя модел до максимум. До откриването на заседанието въведете името на организацията, датата и мястото и вида на заседанието, напр. „Седмично заседание на съвета на директорите, специално заседание на комисията и др.“ ". Когато срещата започне, обърнете внимание на часа.
   • Ако нямате шаблон, напишете тази информация в началото на бележките си.
   • Ако срещата е свикана с определена цел или в специално време, запазете копие от известието, което е изпратено на участниците. Ще трябва да го прикачите към минутите, след като е написано.

3. 
   

   
   Напишете резултата от първото предложение. Повечето официални срещи започват с предложение за приемане на временния дневен ред. Тази първа стъпка ще послужи като пример за илюстриране на процедурата. Ако срещата започне с различно предложение, просто се уверете, че записвате същата подходяща информация.
   • Точното е на движението, започващо с „Предлагам“. Това обикновено означава „предлагам приемането на този дневен ред. "
   • Името на автора на предложението.
   • Резултатът от гласуването. Ако вотът е положителен, напишете "предложението е прието".
   • Ако не можете точно да възпроизведете дълги предложения, можете да поискате те да бъдат изпратени писмено. Ако това е повтарящ се проблем, помолете да включите това изискване в официалната процедура за предложения, които надвишават определен брой думи.
   • Ако сте съставили дневния ред, може да сте спонсор на предложението, като в същото време сте секретар на заседанието. Това е перфектно, стига да останете обективни, защото не е несъвместимо да включите собствените си действия в минутите.

4. 
   

   
   Запазете останалите предложения, представени по време на срещата. Следвайте внимателно процедурите, но не ги записвайте в протокола, освен ако не е указано друго! Когато се представи ново предложение, запишете съответната информация.
   • Не забравяйте, че всяко предложение трябва да включва условията на самото предложение, името на автора и резултата от гласуването.
   • Някои предложения изискват подкрепата на друг участник, преди да бъдат подложени на гласуване. Например, ако някой каже „Подкрепете движението“, запише името на този човек в протокола като съавтор на движението.
   • Ако не знаете името на спонсора на предложението или трябва да го изслушате отново, моля, спрете любезно срещата и задайте въпроси. Точният запис на информация е достатъчно важен, за да оправдае това леко прекъсване.
   • Ако движение е променено, просто повторете формулировката във вашите бележки. Не е необходимо в протокола да се посочва, че предложението е изменено, освен ако не е възникнал спор по отношение на изменението, което породи дълъг дебат.

5. 
   

   
   Чуйте представянето на докладите и поискайте копия. Всеки път, когато доклад, бюлетин или подобен документ се чете на глас, запишете името на доклада и името на лицето, което го чете, или името на подкомитета, който го е написал. Ако има приложено движение, запишете го както бихте направили за всяко друго движение.
   • Най-добре е обаче да получите копие от документа в края на срещата. Представете бележка на оратора или стола, за да получите това копие. След това ще прикачите копие от всеки доклад към минутите след неговото писане.
   • Ако копието не е достъпно, обърнете внимание къде се съхранява оригиналният документ. Може да се наложи да поискате тази информация след срещата.
   • Ако участник направи устен доклад вместо да прочете документ, напишете обобщение на изявлението си. Не навлизайте в подробности и не възпроизвеждайте думите на говорещия.

6. 
   

   
   Обърнете внимание на предприетите или назначените действия. Това включва проверка изпълнението на решенията от предишното заседание и изпълнението на новите действия. Някой получил ли е поръчка да напише писмо? Напишете имената на участващите хора и действията, които им се приписват.
   • В зависимост от степента на формалност на вашата среща, много от тези действия може да са част от предложения, За по-малко официални срещи ще трябва да бъдете внимателни към решения, които не са ясно формулирани.
   • Накратко посочете причините за решение, ако има такова.

7. 
   

   
   Запишете всички точки от порядъка и процедурни точки. Всеки път, когато е направено възражение срещу производство, имайте предвид цялото възражение и принципа, на който се основава, както и пълното решение, постановено от президента.
   • Не забравяйте да включите препратки към процедурния код, независимо дали прилагате устава или протокола на организацията.

8. 
   

   
   Знайте кога да пишете обобщения на дискусиите. Това ще е необходимо само след ясно заявено искане. Официално докладът отразява какво е било факт а не това, което е било каза , Трябва обаче да вземете предвид уникалните изисквания на вашата организация.
   • Като си правите бележките, стремете се да бъдете обективни, независимо от обстоятелствата. Напишете конкретни точки, а не чувства. Минимизирайте употребата на прилагателни и наречия. Вашата цел е да напишете сух, фактически и понякога безвкусен документ!
   • Обобщението на дискусиите не трябва да бъде номинално. Така че, избягвайте да споменавате имената на говорителите в дебатите. Това е особено важно, когато по време на разгорещен дебат един безскрупулен оратор може да обиди чувствителността на някои.

9. 
   

   
   Затворете в края на срещата. Обърнете внимание на времето, в което срещата е отложена. Не забравяйте да вземете всички копия от доклади или да напомняте на хората да ви ги изпращат.
   • Прегледайте бележките си, за да се уверите, че всичко е ясно и нищо не сте забравили. Това е моментът да зададете своите въпроси, преди участниците да си тръгнат.

Част 3 Писане на протокола

1. 
   

   
   Започнете да пишете възможно най-скоро. Най-добре е да опишете минутите веднага след срещата, стига събитията да са още свежи в паметта ви.

2. 
   

   
   Използвайте компютър, за да въведете бележките си за срещи. Може да сте направили това вече, ако сте водили бележките си на преносим компютър по време на сесията. Запазете бележките си и стартирайте нов документ. Можете да ги сравните с минутите, като ги поставите една до друга.

3. 
   

   
   Представете бележките си ясно в параграфи. Всяко ново предложение, ново решение или заповед трябва да се разглеждат в независим параграф. По време на операцията проверете дали:
   • сте спазили правилата на правописа и граматиката, дори ако използвате правописен коректор, ако е необходимо,
   • сте използвали едно и също време в цялото електронно пространство, било то минало или настояще, но без никога да превключвате от едно време на друго в един и същ документ,
   • вие сте обективни, с други думи вашето мнение никога не трябва да се появява в протокола, защото се опитвате да създадете обективен документ, предназначен за всички,
   • използвахте прост и прецизен речник и заменихте неясните термини с подходящи думи, като избягвате използването на цветни изрази,
   • споменахте само предприети действия, а не дебати, освен ако не сте помолени да ги запишете, защото трябва да се съсредоточите върху това, което беше факт а не върху това, което е било каза,
   • сте номерирали страниците за по-голяма яснота.

4. 
   

   
   Разпространете копие от проекта на вашите протоколи на членовете. Изпратете копие на всеки член, като използвате информацията за контакт в таблото. Ако нямате информация за контакт, фасилитаторът на срещите трябва да може да ви го съобщи.

5. 
   

   
   Утвърдете протокола от срещата. Може да бъдете помолени да го прочетете на глас на следващата среща и да го представите за одобрение. Ако предложението е прието, обърнете внимание, че протоколът е приет.
   • Ако докладът е изменен, преди да бъде одобрен, направете промените и отбележете в края на документа, че е променен, без да описвате направените промени.
   • Ако предложение за изменение се направи след одобряването на протокола, посочете точното съдържание на предложението и решението за неговото приемане или отхвърляне.

Част 4 Използване на шаблони за протоколи за срещи

1. 
   

   
   Посетете сайт, който предлага примерни минути на срещи. Тези шаблони ще ви спестят време и ще избегнат грешки.

2. 
   

   
   Отделете време за преглед на вашите сайтове. Използвайте възможностите, предлагани от всеки, за да намерите модела, който ви подхожда.
   • Ако имате нужда от конкретен тип модел, например текущ или стандартен модел, направете проучване и изтеглете избрания модел, като кликнете върху бутона „изтегляне“ или бутона „използвайте шаблон“. Не забравяйте да го запишете на място, лесно да се намери, за да не го загубите.

3. 
   

   
   Достъп до файла. Сега, когато приключите с изтеглянето, разархивирайте файла и го отворете в „Microsoft Word“ или „Excel“. Използвайте най-новата версия на "Microsoft Word" за лекота и качество. Актуализирането на софтуера ще улесни нещата, като ви позволява да използвате нови функции.

4. 
   

   
   Добавете логото и символа на авторското право в заглавката. Извадете примерното лого от шаблона и не забравяйте да прочетете условията за ползване на сайта за изтегляне. Не искате да се озовете пред правни проблеми, нали?

5. 
   

   
   Промяна на заглавието. В областта на заглавието маркирайте думите „заглавие на срещата“ и въведете действителното заглавие на вашите минути.

6. 
   

   
   Промяна на представянето на документа (незадължително). За да направите модела си по-привлекателен, можете да промените цветовете или да изберете друга тема. Това е просто: намерете раздела "оформление" и кликнете върху секцията "цветове и теми". По този начин можете да промените външния вид на вашия модел и дори да изберете цветове, които съответстват на логото на вашата компания.

7. 
   

   
   Въведете субтитрите на секциите. Трябва да има няколко полета, които можете да попълните. Може да се нуждаете от повече полета или предпочитате да промените e. Персонализирайте ги според вашите нужди.

8. 
   

   
   Запазете шаблона на вашия лаптоп. По този начин можете да го използвате по време на сесията, за да напишете минутите си. Ако продължите да използвате "Microsoft Office", нещата ще вървят по-бързо и по-лесно и ще можете да следвате срещата с повече организация и точност от преди. Освен това можете да отпечатате шаблона си, за да правите ръкописни бележки, но се уверете, че имате достатъчно място, за да напишете необходимата информация.

9. 
   

   
   Проверете вашия модел. Честито! Вашият модел на отчет е завършен. Вашата производителност и точност трябва да се подобри експоненциално сега, когато имате модел, който да следвате, който ви помага да организирате идеите си. Както при всеки проект, прегледайте детайлите на вашия модел, за да идентифицирате неточни или липсващи елементи. Щом всичко е наред, можете да го използвате на следващите си срещи.