Как да направите директна поща

Съдържание

• етапи
• Част 1 Подготовка
• Част 2 Извършете обединяване на поща с Microsoft Office
• Част 3 Извършване на обединяване на поща с OpenOffice

Сливането на поща е функция на повечето офис пакети, което ви позволява да персонализирате основен документ, преди да го изпратите на множество получатели. Възможно е да се произведе сливане на поща за голям брой различни документи, включително пликове, етикети, формуляри, s, факсове или дори номерирани купони и талони.

етапи

Част 1 Подготовка

1. 
   

   
   Създайте своя файл с данни. Той може също да бъде работен лист (тип Excel), ниски данни или документ e с правилното форматиране. В повечето случаи компаниите или физическите лица използват електронни таблици, така че това е опцията, която ще използваме като пример в останалата част от тази статия.
   • Вашият файл с данни трябва да съдържа цялата информация, която планирате да варира между две копия. Например, ако решите да изпратите писмо с персонализиран формуляр, вашият файл с данни трябва да съдържа най-малко имената и адресите на хората, до които искате да изпратите писмото.
     • На един ред поставете всяка информация в клетка на вашата електронна таблица. По този начин в края на изграждането на вашия файл с данни всяка категория информация (име, име, адрес ...) трябва да има своя колона.
   • Изберете подходящи заглавия за всяка ваша колона. Слиянието по пощата обвързва колоната с данни след колона. По този начин, независимо от използвания софтуер, той ще мисли, че първият ред на всяка колона съответства на вида информация, присъстваща в останалата част на колоната. Затова ви съветваме да използвате имена, които изглеждат уместни за вас, за да можете лесно да намерите пътя си.
     • Например, ако вашата колона се използва за съхраняване на фамилни имена, Slow може да бъде „Име“ и под бавността можете да въведете фамилните имена на участващите хора. И така, в следващата стъпка на изпращане, когато софтуерът ви попита кое поле искате да вмъкнете във вашия тип, ще видите написано „Име“ и ще запомните какво е то.
   • Хората с пакета на Microsoft Office, които използват Microsoft Outlook, за да напишат своите, също имат избор да използват своята адресна книга като файл с данни.

2. 
   

   
   
   
   Запазете файла си с данни. Запазете го на място, което лесно ще запомните и му дайте двусмислено име, за да можете лесно да го намерите.

3. 
   

   
   Напишете основния си документ сега. Това е типът документ, който ще персонализирате по-късно. Например, ако решите да опишете примерно писмо, вашият основен документ ще бъде самото писмо. Всички полета, които искате да персонализирате с обединяването на поща, понастоящем трябва да останат празни.

Част 2 Извършете обединяване на поща с Microsoft Office

1. 
   

   
   Достъп до функцията за сливане на поща. Отворете основния си документ и щракнете върху „Получаване на поща“, след това „Стартиране на обединяване на поща“ и след това „Съветник по стъпка по стъпка по пощата“. Ако функционалността не е очевидна, щракнете върху "Инструменти"> "Писма и пощенски съобщения"> "Сливане на поща".

2. 
   

   
   
   
   Отговорете на въпросите на Microsoft Office. Инструментът за изпращане на Word има няколко стъпки, които трябва да предприемете, за да улесните живота си и да обедините данните между основния си документ и файла с данни, който е по-интелигентен и по-подходящ за вашите нужди.
   • Започнете с посочване на типа на документа на вашия изходен документ. Щракнете върху типа, най-близък до този във вашия документ и щракнете върху Next: Основен документ.
   • Посочете базовия документ, който искате да използвате. Ако сте следвали нашите обяснения досега, трябва да можете да поставите отметка в квадратчето "Използване на текущия документ". Кликнете върху „Напред: Изберете получатели“.

3. 
   

   
   Изберете какво Word нарича „съществуващ списък“. Това всъщност е файлът с данни, който сте създали по-рано. Поставете отметка в квадратчето и щракнете върху „Напред“, за да разгледате вашия компютър, за да намерите файла с данни и да го свържете с вашия изходен документ.
   • Ако предпочитате да използвате вашата адресна книга на Outlook, това също е възможно, просто поставете отметка в съответното квадратче.

4. 
   

   
   Изберете данните, които да използвате. Office ви позволява да изберете или премахнете избора на цели колони с информация, както сметнете за добре. Това ви позволява да изберете кои полета искате да попълните основния си документ, което прави файла с данни по-универсален, тъй като ще можете да използвате различна информация в различни пощенски съобщения. След като всичко изглежда правилно, кликнете върху „Напред“.
   • Данните могат да бъдат сортирани, като щракнете върху главата на всяка колона. Това ви позволява например бързо да разглеждате и да намерите точна информация, ако файлът ви с данни се налага.

5. 
   

   
   Поставете полета в основния документ. На тази нова страница на съветника за изпращане ще бъдете помолени да напишете основния си документ (ако това вече не е направено) и ще ви бъде предложен богат избор от опции за вмъкване на полета с данни от вашия файл с данни във вашия основен документ.
   • За да поставите поле в основния си документ, поставете курсора там, където искате да поставите полето и щракнете върху съответния бутон в съветника, за да вмъкнете вашето поле.
     • Възможно е да изтриете неправилно поставено поле или да го поставите два пъти, като натиснете клавиша Delete на клавиатурата си, сякаш се опитвате да изтриете обикновена буква в Word.
   • Предварително конфигурираните опции варират леко в зависимост от типа на документа, който сте посочили в Word. Office прави всичко възможно да предостави правилните типове данни въз основа на избрания от вас файл с данни. Например, ако сте посочили на Word, че пишете формулярно писмо, е възможно да видите опция, която ви позволява да вмъкнете адресен блок, който включва името и името на адресата, както и пълния му адрес, всички подредени в най-добрия случай на само няколко реда.
     • Някои предварително конфигурирани опции автоматично ще отворят вторичните прозорци, за да ви позволят да попълните необходимата информация. Но не се притеснявайте, всичко това винаги се обяснява по доста ясен и лесен за разбиране начин.
     • Ако използвате някоя от тези предварително конфигурирани опции и изглежда, че Word не може да намери правилната информация във вашия файл с данни, това не е проблем: щракнете върху "Съвпадащи полета" и кажете на програмата на какво отговаря всяко поле. Например, можете да покажете на Word, че той трябва да използва колоната "Име" на вашия файл с данни, за да попълни полето "Фамилия" в адресния блок на вашия изходен документ.
   • За да използвате собствените си полета, щракнете върху "Допълнителни опции". След това ще можете да видите заглавките на вашите колони и след това да използвате тези имена.

6. 
   

   
   Проверете писмата си. Когато използвате обединението на пощата, трябва да знаете, че персонализираните полета ще съдържат само точните данни (тези, които сте импортирали от вашия файл с данни) към момента на отпечатване. Office обаче ви позволява да прегледате документа си, за да проверите дали информацията е добре поставена, както сте решили, като поставите различните си полета. Не се колебайте да прегледате документа си няколко пъти, докато всичко е точно така, както искате.

7. 
   

   
   Завършете сливането на двата ви документа. Последната стъпка от помощника за обединяване стъпка по стъпка ви казва, че всичко е на мястото си и че софтуерът е готов да започне да отпечатва вашите документи. След това той ще отпечата толкова копия, колкото е необходимо, като варира между всяко от полетата, които сте посочили в изходния документ.
   • Възможно е да направите индивидуални промени в избраните от вас букви, като кликнете върху бутона „Редактиране на букви поотделно“, преди да започнете да отпечатвате документите.

Част 3 Извършване на обединяване на поща с OpenOffice

1. 
   

   
   Създайте база данни. С OpenOffice.org обединяването на поща винаги изисква база данни, но все пак можете първо да поставите данните си в електронна таблица (като Excel или Calc).
   • В основния си документ отворете менюто Файл и изберете опцията за създаване на нова база данни.
   • В диалоговия прозорец, който току-що се отвори, поставете отметка в квадратчето „Свързване към съществуваща база данни“. В падащото меню изберете "Електронна таблица" и след това щракнете върху "Напред".
   • На следващата страница кажете на OpenOffice.org пътя за достъп до електронната таблица, която искате да използвате. Можете също така да изберете дали да поставите парола в базата данни или не, като поставите отметка в квадратчето под пътя на файла с данни. Кликнете върху "Напред".
   • В този прозорец изберете дали искате да запазите базата данни на вашия компютър (за по-лесен достъп по-късно) и изберете дали искате да отворите базата данни или не, за да можете да правите промени в нея (Това вероятно не е не е необходимо, ако току-що сте създали електронната си таблица). Кликнете върху „Finish“, за да запазите базата данни.
     • Дайте на вашата база данни лесно име, което да запомните, за да не ви се налага да губите време за търсене по-късно.

2. 
   

   
   Поставете вашите полета. Сега, когато основният ви документ е свързан с лесна за разбиране база данни за OpenOffice.org, всичко, което трябва да направите, е да обедините данните по ваш избор в обединението на вашата поща.
   • Кликнете върху менюто "Вмъкване", след това "Полета" и накрая "Друго ..." в подменюто. Можете също така да получите достъп до нея с клавишната комбинация „Ctrl + F2“.
   • В диалоговия прозорец щракнете върху раздела "база данни".
   • Кликнете върху бутона „Преглед“ в долния десен ъгъл на диалоговия прозорец и потърсете току-що създадената база данни.
     • След като вашата база данни е избрана, тя ще се появи в списъка, наречен "Избрани бази данни" в дясната страна на прозореца.
   • В списъка с име „Тип“ вляво на прозореца изберете „Поле за изпращане“.
   • Кликнете върху бутона „+“ до вашата база данни: по-долу трябва да се появи електронна таблица. След това кликнете върху „+“ до „Това“ и ще видите полетата, които сте избрали при създаването на вашата електронна таблица.
   • Изберете някое от полетата, които искате да вмъкнете и щракнете върху „Вмъкване“, за да го поставите в основния си документ.
     • Не забравяйте да поставите курсора си там, където искате да поставите своето поле. Ако забравите, това не е проблем: просто изрежете полето и го залепете на правилното място.
     • Както при Office, полетата се третират като прости буквено-цифрови знаци, когато са в основния ви документ. Можете да ги преместите с интервала или да ги изтриете с клавиша за изтриване на клавиатурата си.

3. 
   

   
   Завършете сливането. Проверете дали всички полета са на мястото им. След като тази проверка приключи, започнете да печатате. След това ще отпечата толкова копия, колкото е необходимо, като варира между всяко от полетата, които сте посочили в основния документ