Как ефективно да организирате времето си

Съдържание

• етапи
• Част 1 Преценете текущото управление на вашето време
• Част 2 Избягване на разсейване
• Част 3 Използване на вашето време ефективно

Всеки някога е чувал някой да се оплаква, че няма достатъчно часове в деня, за да направи всичко, което трябва. Някои основни съвети за организиране и управление на вашето време могат да ви помогнат да се възползвате максимално от времето си. Като се научите как ефективно да организирате времето си, ще можете да постигнете още много неща.

етапи

Част 1 Преценете текущото управление на вашето време

1. 
   

   
   Спазвайте ежедневните си дейности. Гледайте какво правите всеки ден и отбелязвайте различните начини, по които прекарвате времето си. Ще се изненадате, когато видите колко време губите в деня, когато го сравните с времето, което прекарвате в това, което трябва да направите.
   • Не забравяйте да отбележите по-безплодните занимания, например, когато приготвяте закуската си, когато вършите домакинската работа, когато се къпете и т.н.

2. 
   

   
   Запишете всичките си дейности в тетрадка. След като сте наблюдавали всичките си дейности и сте преценили колко време прекарвате да ги правите, запишете го в тетрадка. Поставете цялата информация в един и същ бележник, защото по-лесно ще можете да идентифицирате модели, които се повтарят и времена, когато губите време, ако ги видите на една и съща страница.
   • Не помнете нищо и ясно отбелязвайте всеки запис в тетрадката. Не групирайте отделни събития в един запис, не подценявайте незначителни задачи и запишете точните часове, когато преценявате как се разгражда денят ви.
   • Може да е полезно да групирате определени дейности в категории. Например може да забележите синя домакинска работа, червени работни дейности и хобита в черно. Това ще ви помогне да визуализирате по-добре как прекарвате времето си.

3. 
   

   
   
   
   Оценете времето си. Прекарваш ли час, без да правиш нищо? Два часа, за да решите къде да ядете? Осем часа да сърфирате в Интернет? Намерете шаблони, които ви казват как прекарвате времето си и определете какви дейности са необходими и кои дейности не са необходими.
   • Губите ли време, защото ви липсва контрол над себе си? Слагате ли нещата твърде често за една нощ? Приемате ли твърде голяма отговорност? Това са въпроси, които трябва да си зададете, докато оценявате как прекарвате времето си.
   • Може да осъзнаете, че разделяте деня си по начин, който няма смисъл. Например, може да не е разумно да работите половин час, преди да прекарате десет минути да вършите маловажни неща, преди да се върнете на работа за половин час. Ще бъдете по-съсредоточени и продуктивни, ако работите цял час и се грижите за по-малко важни неща по-късно.
   • По-добре е да се справите със задачите си, като ги разграждате. Този метод ви изисква да отделите определено време за една задача, без да се разсейвате.

4. 
   

   
   
   
   Помислете за корекции. Сега, когато знаете точно какво правите във вашето време, започнете да правите активни корекции в графика си. Уверете се, че идентифицирате области, които не можете да намалите. Не е, защото нещо отнема много време, че е време, което губите.

5. 
   

   
   Намерете какво не е наред. Ако отделяте три часа на ден, изпращайки работни документи, е малко вероятно да успеете да намалите времето, което отделяте за тази дейност. Ако обаче изпратите четирима или петима служители между работни места, може да сте в състояние да намалите времето, което отделяте за тази дейност.

6. 
   

   
   Променете навиците си. Какъвто и да е проблемът ви с управлението на вашето време, винаги има решение. След като намерите времето, за което губите времето си или начина, по който трябва да прекарате времето си, ще трябва да положите съгласувани усилия, за да промените навиците си за управление на времето.
   • Ако прекарвате прекалено много време в домакинска работа или приготвяне на храна, помислете за наемане на домакиня или готвач. За някои хора времето им струва повече от парите им.
   • Може да прекарате добра част от деня си, сърфирайки безцелно в Интернет. Можете да ограничите достъпа си до определени сайтове или социални мрежи, когато предпочитате да работите или да направите нещо друго.

Част 2 Избягване на разсейване

1. 
   

   
   Определете разсейванията в живота си. Постоянните разсейвания са най-голямата заплаха за доброто управление на времето. Трябва да разберете кои дейности или кои хора са склонни да ви губят времето. Независимо дали става дума за приятел, който никога не спира да говори, или за виновно удоволствие, което ви отнема от работата, трябва да намерите начини да избегнете всичко, което ви губи времето.
   • Ако отделите много време за нещо, което не дава желани резултати, вероятно е разсейването в живота ви, което трябва да избягвате.
   • Ако работите в офис, вероятно ще мислите за много от колегите си за разсейване. Избягвайте ненужните разговори, когато имате неща за вършене. Не забравяйте обаче, че отношението ви в офиса е също толкова важно за напредъка на кариерата ви, колкото и уменията ви за управление на времето, така че не бива да сте лоши.

2. 
   

   
   Избягвайте дългите разговори по телефона. Ако прекарате много време да виси по телефона, може да се наложи да коригирате навиците си на разговор. Често можете да постигнете по-бързи резултати с разговори лице в лице, а не с телефонни разговори, поради което трябва да намалите времето, което прекарвате да висите на линията.
   • Много телефонни разговори, особено в началото или в края, включват ненужни или ненужни дискусии. Хората са склонни да се отклоняват от темата, докато са по телефона, така че трябва да обърнете внимание. При срещите лице в лице се чувствате по-задължени да обсъждате само темата, която ви интересува. Това се случва, защото няма други разсейвания, когато сте пред обаждащия се.

3. 
   

   
   Не прекарвайте твърде много време в Интернет. Много хора използват мрежата като важен инструмент за изпълнение на задачи, които трябва да бъдат изпълнени. Въпреки това има също толкова много, които се отдават на четене на безполезни статии или спортни новини или гледане на снимки на звезди, котки или кученца. Бъдете фокусирани, докато използвате Интернет. Има програми, които можете да инсталирате, които блокират определени приложения, сайтове и домейни, за да намалите разсейванията, които предлага мрежата.
   • Избягвайте Facebook и други сайтове за социални мрежи, когато трябва да се съсредоточите върху нещо друго.
   • Освен това ще загубите много време за търсене на различни теми в Google. Може да мислите да направите бързо търсене по една тема и преди да я разберете, сте прекарали три часа в търсене на дълбините на мрежата.

4. 
   

   
   Използвайте знак "не безпокойте". Вероятно знаете този знак, който виси на вратата на хотелските стаи. Той може да бъде също толкова ефективен в офиса или на работното ви място. Можете да вземете този вид знак, като вземете този в следващия хотел, в който ще отседнете, или като отпечатате един у дома, който можете да окачите на вратата на офиса си, когато се наложи. Това ще ви помогне да избегнете риска от ненужни разговори, които ще ви разсейват от работата.
   • Ако работите у дома, от съществено значение е да имате отделено пространство само за работа. Не работете в общите части на къщата, тъй като телевизорът, телефонът или конзолата за видеоигри лесно биха ви отвлекли от работата.

5. 
   

   
   Отделете време за неизбежните разсейвания. Има някои разсейвания, които хората просто не могат да избегнат. Понякога вашият шеф идва при вас, за да обсъждате неща и други, или по-възрастен член от вашето семейство, който се нуждае от помощ с прости неща. Каквито и да са тези неизбежни разсейвания, ако се подготвите предварително, те няма да пречат на времето, необходимо за други проекти или дейности, които трябва да завършите.

Част 3 Използване на вашето време ефективно

1. 
   

   
   Напишете всичко. Не разчитайте на паметта си, за да изпълните задачите, които трябва да изпълните. Напишете всичко, което трябва да направите, на едно място и бъдете готови да се консултирате често с този списък, за да постигнете целите си.
   • Дори ако въпросната задача ви се струва незначителна или второстепенна, обърнете внимание на нея. Календарът ви трябва да бъде изпълнен с малки коментари като „обадете се на Джон“, „потърсете марж на печалба“ или „изпратете един на шефа“.
   • Дръжте постоянно тефтерче с вас, за да отбелязвате задачите, които се появяват. Мислите, че ще се сетите да ги напишете по-късно, но няма да го направите.

2. 
   

   
   Използвайте календар. Като добавите прост календар към вашите инструменти, които ви помагат да се организирате, можете да организирате времето си по-ефективно. Напишете нови крайни срокове, домашна работа или срещи, когато те добавят към вашия график. Отделете време всяка сутрин, за да препрочетете календара си, за да разберете какво предстои.

3. 
   

   
   Избягвайте преумората. Организирайте графика си, за да избегнете твърде много неща за вършене или да бъдете отговорни за твърде много проекти едновременно. Проверете календара си, преди да приемете нещо, за да сте сигурни, че имате време. Това ще ви помогне да останете организирани и да преглеждате редовно календара си.

4. 
   

   
   Елиминирайте разсейванията. Организирайте времето си продуктивно, като елиминирате елементи, които биха могли да ви разсейват или да ви накарат да изгубите поглед върху целта си или да закъснявате. Дръжте телевизорите и игровите конзоли далеч от стаята, в която изучавате или плащате сметки, за да се съсредоточите само върху задачите, които трябва да се свършат първо, и да запазите хобитата за по-късно.

5. 
   

   
   Организирайте задачите си. Управлявайте своето време ефективно, като се организирате да изпълнявате първо важни или неотложни задачи. Забележете го в календара си, като го маркирате със специален цветен маркер или като поставите стикер. Погрижете се първо за тези неотложни дейности, за да си осигурите достатъчно време, за да ги завършите, а след това работете върху по-неотложните дейности, след като завършите първите.
   • Не се колебайте да променяте приоритетите си от време на време. Има неща, които могат да се появят в последния момент и които бързо изискват вашето внимание. Ще трябва да спрете да правите това, което правите, а понякога да пренасочвате енергията и времето си към активност в последната минута. Просто се уверете, че не се случва твърде често.
   • Ако осъзнаете, че през деня постоянно пренареждате приоритетите си, нещо не е наред. Дори ако трябва да очаквате незначителни корекции в използването на времето, ако трябва да правите постоянни промени, това може да е така, защото не сте правилно организирали дейностите си от самото начало.

6. 
   

   
   Бъдете реалисти. Дайте си реалистично време за изпълнение на всяка от задачите си. Ако смятате, че дадена дейност ще отнеме половин час до час, дайте си час. Оставайки реалистичен за това колко време ще отнеме дадена дейност, вие избягвате да се претоварвате или закъснявате.
   • Превенцията винаги е по-добра от лечението и ви дава повече време, отколкото ви е необходимо. Ако приключите със задачата си по-рано, можете да преминете към следващата задача, която не трябва да се отразява на производителността ви.

7. 
   

   
   Организирайте основните дейности. Не забравяйте да броите времето, което ви е необходимо за основни дейности като хранене или душ. Това може да ви се струва естествено, но е важно да отделите време да ги направите сред другите си дейности, за да сте сигурни, че не ги забравяте или не закъснявате.

8. 
   

   
   Използвайте система от напомняния. Настройте обикновена система за напомняния в допълнение към графика си, за да ви помогне да запомните важни задачи и срокове. Използвайте публикации или сигнали на телефона си в определени часове на деня, за да не забравяте да направите нещо или да планирате дейност. Тази система ще ви помогне да не забравите нищо.
   • Избягвайте да разчитате на другите да помнят какво трябва да направите. Вероятно ще ви забравят, както вие бихте забравили себе си.
   • Ако имате нещо много важно да направите, организирайте много напомняния. Можете да игнорирате пост по телефона или сигнал по телефона.

9. 
   

   
   Потърсете помощ. Помолете някой да ви помогне или да делегира по-прости задачи, ако е необходимо. Ще си помогнете в управлението на графика си, ако се гордеете със себе си и помолите някой да върши прости задачи, като например да помагате по домакинската работа или да приготвяте вечеря, когато сте заети.
   • Не забравяйте да делегирате отговорностите си на квалифицирани хора. Не е достатъчно да завършите въпросната задача, вие също искате да я свършите добре.
   • Не приемайте навика постоянно да молите за помощ от колегите си. Това показва, че не знаете как да управлявате времето си. Ще бъдете мързеливи и немотивирани.

10. 
    

    
    Оценете производителността си. От време на време е необходимо да направите крачка назад и да анализирате постигнатото, качеството на представянето си и времето, което ви отне. Осъзнавайки тези аспекти на работата и живота си, вие ще можете да направите промени в графика и ежедневните си навици, което би могло да доведе до изненадващо ефективни резултати.

11. 
    

    
    Наградете се. Ако работите усилено или прекалено много, ще стигнете до етап на изтощение и ще ви бъде трудно да се концентрирате дори върху най-простите задачи. Тогава трябва да отделите момент от време, за да отпразнувате постигнатото и да се наградите, като направите нещо, което наистина обичате.
    • Уверете се, че прекарвате свободното си време в забавление. Изключете телефона и избягвайте да отговаряте на вашите въпроси. Ако смесите работа и удоволствие, няма да се радвате и ще натрупате умора.
    • Ако работите в понеделник или петък, почивайте през уикенда. Ако току-що сте работили три месеца без почивка по един и същ проект, направете си малка ваканция, след като приключите.